Print management software is een slimme oplossing waarmee organisaties het printproces centraal kunnen beheren, controleren en optimaliseren. In plaats van losse printers die ieder hun eigen instellingen hebben, brengt deze software alle apparaten samen in één overzichtelijk systeem.
Zo zie je in één oogopslag wie er print, hoeveel er wordt geprint en waar de kosten liggen. Beheerders kunnen gebruikersrechten instellen, printquota bepalen en rapportages genereren. Dat bespaart niet alleen tijd en geld, maar zorgt ook voor meer controle, veiligheid en duurzaamheid binnen de organisatie.
Voor organisaties die maximale controle en schaalbaarheid eisen YSoft SafeQ Cloud is dé keuze voor wie op zoek is naar een veilige en schaalbare printomgeving. Volledig cloud-native, AVG-proof en ontworpen voor hybride teams.
OptimiDoc combineert gebruiksvriendelijk printbeheer met documentverwerking. Ideaal voor organisaties die grip willen op hun documenten en kosten.
Printix is perfect voor organisaties die eenvoudig en snel willen overstappen naar printen vanuit de cloud. Geen servers, geen poespas.
PaperCut is sterk in educatie en MKB, met een duidelijke focus op duurzaam printen. Je bepaalt wie, wat, waar en hoe mag printen.
MyQ is geschikt voor organisaties die behoefte hebben aan maatwerk, overzicht en controle. Printen, scannen en beveiligen, allemaal in één platform.
Geen organisatie is hetzelfde. Daarom bieden we ook maatwerk aan: combinaties van software, hardware en beheer afgestemd op jouw situatie.
Veel bedrijven hebben geen goed zicht op hun printgedrag. Printers worden vaak los van elkaar gebruikt, waardoor kosten oplopen en gevoelige documenten onbeheerd kunnen blijven liggen.
Met print management software los je dat probleem op. Je beheert alle printers vanuit één centraal systeem en bepaalt zelf wie mag printen, kopiëren of scannen. Medewerkers moeten zich eerst identificeren bij de printer, wat zorgt voor een veilige verwerking van documenten. Bovendien kun je verspilling tegengaan door dubbele prints en onnodige kleurenafdrukken te beperken.
Zo wordt printen niet alleen veiliger, maar ook efficiënter en goedkoper.
Steeds meer organisaties stappen over op printbeheer in de cloud. In plaats van een lokale printserver, draait de software volledig online. Dat betekent minder onderhoud, lagere IT-kosten en meer flexibiliteit voor medewerkers.
Gebruikers kunnen printopdrachten eenvoudig verzenden vanaf hun laptop, smartphone of tablet en deze veilig ophalen bij elke printer binnen het netwerk. Dankzij moderne beveiligingsfuncties blijven documenten privé en worden ze pas geprint wanneer de gebruiker zich identificeert.
Oplossingen zoals PaperCut Hive, Printix en YSoft SafeQ Cloud zijn voorbeelden van cloudgebaseerde print management software die perfect aansluiten op hybride werken.
Een goed ingericht systeem voor print management levert direct merkbare voordelen op binnen elke organisatie. Het biedt inzicht in printgedrag en maakt het mogelijk om kosten beter te beheersen. Door te zien wie wat print, kun je verspilling verminderen en het verbruik per afdeling of gebruiker eerlijk verdelen.
Daarnaast verhoogt het de veiligheid. Documenten worden pas afgedrukt wanneer de gebruiker zich identificeert, zodat gevoelige informatie niet onbeheerd in de printer blijft liggen. Instellingen en updates worden centraal beheerd, waardoor de IT-afdeling minder onderhoud heeft.
Tot slot draagt print management software bij aan duurzaamheid en flexibiliteit. Minder papier, minder inkt en de mogelijkheid om overal te printen maken het printproces slimmer, groener en efficiënter.
Print management software zorgt ervoor dat alle printers binnen een organisatie centraal worden beheerd. In plaats van losse apparaten met eigen instellingen, worden alle printers gekoppeld aan één systeem. Hierdoor kan de beheerder bepalen wie mag printen, scannen of kopiëren en inzicht krijgen in het gebruik per persoon of afdeling.
De software registreert hoeveel er wordt geprint, in kleur of zwart-wit, en kan rapportages genereren over de kosten. Daarnaast voorkomt het verspilling door onnodige prints te beperken en biedt het extra beveiliging voor vertrouwelijke documenten. Alles samen maakt print management software het printproces overzichtelijk, efficiënt en duurzaam.
Veel bedrijven hebben geen goed beeld van hun printkosten en printgedrag. Er wordt vaak meer geprint dan nodig is, wat leidt tot onnodige uitgaven en verlies van overzicht. Met print management software krijg je controle terug.
Je ziet precies wie print, waar documenten worden afgedrukt en hoeveel dat kost. Beheerders kunnen gebruikersrechten instellen, bijvoorbeeld om dubbelzijdig printen te stimuleren of kleurenprints te beperken.
Bovendien verhoogt het de veiligheid binnen de organisatie. Documenten blijven niet meer onbeheerd liggen, omdat ze pas geprint worden wanneer de gebruiker zich identificeert. Zo bespaar je geld, verbeter je beveiliging en maak je printen overzichtelijker.
Lokale print management software draait op een eigen server binnen de organisatie. Dit betekent dat het beheer volledig intern plaatsvindt, maar ook dat onderhoud en updates handmatig moeten worden uitgevoerd.
Cloudgebaseerde software werkt via het internet, zonder dat je zelf een server hoeft te beheren. Alle instellingen, gebruikers en printers worden via een online omgeving beheerd. Dat maakt het systeem flexibeler, beter schaalbaar en eenvoudiger in onderhoud.
Voor veel moderne organisaties is de cloudvariant aantrekkelijker, zeker bij hybride werken. Gebruikers kunnen printopdrachten vanaf elk apparaat verzenden en veilig ophalen bij elke printer, ongeacht hun locatie.
Ja, moderne print management software is ontwikkeld met veiligheid als uitgangspunt. Printopdrachten worden versleuteld verzonden en opgeslagen tot de gebruiker zich bij de printer identificeert. Dit voorkomt dat vertrouwelijke documenten onbeheerd blijven liggen.
Daarnaast kunnen beheerders gebruikersrechten instellen, zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot specifieke printers of functies. Ook is het mogelijk om watermerken of digitale handtekeningen toe te voegen aan documenten om misbruik te voorkomen.
Rapportages geven inzicht in wie wat heeft geprint, wat helpt bij audits en naleving van beveiligingsrichtlijnen zoals AVG of ISO 27001. Zo combineert print management software gebruiksgemak met een hoog beveiligingsniveau.
Zeker. Een van de grootste voordelen van print management software is kostenbeheersing. Veel organisaties onderschatten hun printkosten, terwijl papier, toner en onderhoud samen flink kunnen oplopen.
Door inzicht te krijgen in het verbruik per afdeling of medewerker, kun je verspilling aanpakken. De software stimuleert bewuster printgedrag, bijvoorbeeld door standaard dubbelzijdig of zwart-wit te printen. Ook kun je budgetten instellen of het aantal prints per gebruiker beperken.
Daarnaast vermindert centrale sturing het aantal onderhoudsmomenten en fouten. Door minder verspilling, minder papiergebruik en minder storingen levert de investering in print management software vaak al binnen enkele maanden besparing op.
Print management software is geschikt voor organisaties van elke omvang, van kleine kantoren tot grote bedrijven met meerdere vestigingen.
Kleine ondernemingen profiteren vooral van overzicht en kostenbesparing. Grote organisaties waarderen de centrale aansturing, beveiliging en integratie met bestaande IT-systemen. Ook sectoren als onderwijs, zorg en overheid gebruiken printbeheer om te voldoen aan strenge privacy- en beveiligingseisen.
Omdat moderne oplossingen zoals PaperCut Hive volledig in de cloud draaien, zijn ze eenvoudig schaalbaar. Nieuwe gebruikers of locaties voeg je met een paar klikken toe. Zo groeit de software mee met de organisatie en blijft printbeheer overzichtelijk en toekomstbestendig.
Laat je gegevens achter en we denken graag met je mee over de best passende cloudprintoplossing voor jouw organisatie. Je hoort binnen één werkdag van ons.
Steeds meer organisaties stappen over op cloudprinten. Niet alleen omdat het kosten bespaart, maar ook vanwege de eenvoud, veiligheid en flexibiliteit die het biedt. Medewerkers hoeven niet meer verbonden te zijn met een specifiek netwerk of locatie om te kunnen printen. Of je nu op kantoor werkt, thuis of onderweg: printen kan altijd, zonder gedoe met drivers of VPN.
Met een moderne cloudprintoplossing heb je geen lokale printservers meer nodig. Beheer wordt eenvoudiger, updates gaan automatisch en je hebt meer grip op verbruik en beveiliging. Cloudprinten.nl helpt organisaties met het kiezen, inrichten en beheren van de juiste oplossing, volledig afgestemd op jouw situatie. Zo maak je printen toekomstbestendig.
Bezoek ons op Cloud Expo 2025!
Bezoek onze stand en ontdek hoe je eenvoudig overstapt op serverloos en driverloos printbeheer. We laten je zien wat de Microsoft-driverstop in 2027 betekent voor jouw organisatie.
Meld je aan voor gratis toegang en ontvang een koffiebon per e-mail.
