Cloud printen klinkt misschien wat technisch, maar het is in de praktijk vooral een slimme en moderne oplossing voor organisaties die eenvoud en flexibiliteit zoeken in hun printomgeving.
Steeds meer bedrijven en instellingen stappen over op deze manier van werken. Niet alleen omdat het minder IT-beheer vraagt, maar ook omdat het veiliger is en goed past bij hybride werkvormen en meerdere locaties.
In deze blog lees je wat cloud printen precies is, hoe het werkt, welke oplossingen er zijn en waarom het voor veel organisaties een toekomstbestendige keuze is. Of je nu in het mkb werkt, in de zorg of binnen het onderwijs.
Wat is cloud printen eigenlijk?
Cloud printen betekent dat je een document verstuurt naar een printer via internet in plaats van via een lokale server of netwerk. Daardoor kun je vanaf vrijwel elk apparaat en iedere locatie printen. Je hoeft dus niet meer fysiek op kantoor te zijn of ingewikkelde instellingen te gebruiken.
Het document wordt veilig opgeslagen in een cloudomgeving en gekoppeld aan jouw gebruikersprofiel. Zodra je bij een printer bent, meld je je aan via een app, pas of QR-code. Pas dan wordt de printopdracht uitgevoerd. Zo blijft alles veilig en onder controle.
Hoe werkt het precies?
Cloud printen werkt eigenlijk heel eenvoudig. Je selecteert een document op je laptop, tablet of smartphone en verstuurt het via een app of online portaal naar een beveiligde cloudomgeving. Daar wordt het tijdelijk opgeslagen en gekoppeld aan jouw gebruikersprofiel.
Sta je bij de printer? Dan meld je je aan met een pincode, pas of via een app. Pas wanneer jij de opdracht handmatig vrijgeeft, wordt het document daadwerkelijk afgedrukt. Zo bepaal jij zelf het moment en voorkom je dat gevoelige documenten onbeheerd blijven liggen.
Je hoeft geen drivers te installeren of verbinding te maken met een lokaal netwerk. Alles loopt via internet. Dat maakt het systeem gebruiksvriendelijk en geschikt voor organisaties van elke omvang.
Wat heb je nodig om met cloud printen te starten?
De overstap naar cloud printen is meestal eenvoudiger dan veel organisaties denken. In de basis heb je drie dingen nodig: een stabiele internetverbinding, een apparaat waarmee je wilt printen (zoals een laptop, smartphone of tablet) en een passende cloud printoplossing.
Er zijn verschillende oplossingen op de markt die elk hun eigen voordelen hebben. Denk aan Printix, PaperCut Hive, YSoft SafeQ Cloud, MyQ en OptimiDoc Cloud. Welke software het beste bij jouw situatie past, hangt af van je IT-omgeving en wensen op het gebied van beheer, veiligheid en schaalbaarheid.
Het goede nieuws is dat je vaak je bestaande printers gewoon kunt blijven gebruiken. Met een slimme softwareconnector maak je ze eenvoudig geschikt voor cloud printing. Cloudprinten.nl helpt je bij het kiezen van de juiste oplossing en begeleidt de implementatie van A tot Z.
De voordelen voor organisaties
Voor veel organisaties betekent overstappen naar cloud printen vooral rust en overzicht. Het beheer wordt eenvoudiger omdat er geen lokale printservers meer nodig zijn. Ook het installeren van drivers per apparaat is verleden tijd. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook technische frustraties bij gebruikers en IT-teams.
Medewerkers ervaren meer vrijheid. Ze kunnen printen vanaf verschillende locaties en apparaten, zonder ingewikkelde handelingen. Dat sluit goed aan bij hybride werkvormen en flexibel ingerichte kantoren.
Op het gebied van veiligheid biedt cloud printen een belangrijk voordeel. Printopdrachten worden pas uitgevoerd als de gebruiker zich heeft aangemeld bij de printer. Vertrouwelijke documenten blijven dus niet onbeheerd liggen.
Daarnaast krijg je als organisatie beter inzicht in het printgedrag. Via dashboards en rapportages zie je wie wat print, wanneer en waar. Zo houd je grip op de kosten en kun je verspilling eenvoudig tegengaan.
Welke oplossingen zijn er?
De keuze aan cloud printoplossingen is groot en iedere oplossing heeft zijn eigen voordelen. Welke software het beste bij jouw organisatie past, hangt af van je infrastructuur, gebruikersbehoeften en gewenste mate van controle.
Werk je bijvoorbeeld in de Microsoft-omgeving? Dan is Printix een logische keuze dankzij de naadloze integratie met Microsoft 365. PaperCut Hive is populair vanwege het eenvoudige beheer en de volledig serverloze opzet. YSoft SafeQ Cloud is juist weer interessant voor grotere organisaties waar veiligheid en compliance voorop staan. MyQ en OptimiDoc Cloud combineren slimme printoplossingen met krachtige scan- en documentworkflows.
Bij Cloudprinten.nl helpen we je kiezen. We luisteren naar je wensen, analyseren je huidige situatie en adviseren een oplossing die écht bij je past. Vervolgens begeleiden we je bij de overstap en zorgen we dat alles soepel werkt vanaf dag één.
Praktisch en toekomstbestendig
Cloud printen is niet alleen een technologische vooruitgang. Het maakt printbeheer simpelweg slimmer en praktischer. Geen gedoe meer met kabels, lokale installaties of verouderde systemen. Alles werkt via de cloud, waardoor het printproces eenvoudiger en betrouwbaarder wordt.
Ook onnodige printjes die blijven liggen behoren tot het verleden. Gebruikers geven hun opdrachten pas vrij wanneer zij echt bij de printer staan. Dat is efficiënter, veiliger en voorkomt verspilling.
Of je nu werkt in het mkb, het onderwijs, de zorg of de overheid. Cloud printen past bij de moderne en flexibele werkplek van vandaag.
Klaar om te beginnen?
Wil je ontdekken hoe cloud printen jouw organisatie kan helpen om eenvoudiger, veiliger en slimmer te werken? Neem contact met ons op. We helpen je graag verder met persoonlijk advies of een vrijblijvende demo.