De vraag naar de beste cloudprintservice wordt steeds vaker gesteld. Logisch ook. Organisaties werken hybride, hebben meerdere locaties en willen af van lokale printservers en ingewikkeld beheer. Cloudprinten lijkt dan dé oplossing. Toch blijkt al snel dat er niet één cloudprintservice is die voor iedereen de beste keuze is.
Wat voor de ene organisatie perfect werkt, kan voor een andere juist beperkingen opleveren. De beste cloudprintservice is daarom geen vaste naam, maar een oplossing die aansluit op hoe jouw organisatie werkt.
In deze blog leggen we uit waar je op moet letten en welke cloudprintservices in de praktijk als beste worden gezien voor verschillende situaties.
Wanneer is een cloudprintservice echt goed?
Een goede cloudprintservice doet meer dan alleen printopdrachten doorsturen. In de praktijk draait het om een combinatie van gebruiksgemak, beveiliging, beheer en schaalbaarheid.
Een cloudprintservice is pas echt goed wanneer medewerkers er moeiteloos mee kunnen werken en IT er nauwelijks omkijken naar heeft. Daarnaast moet de oplossing meegroeien met de organisatie en passen binnen bestaande IT omgevingen.
Belangrijke criteria voor de beste cloudprintservice
Gebruiksgemak voor medewerkers
Medewerkers willen kunnen printen zonder technische drempels. Printen vanaf laptop, tablet of smartphone moet vanzelfsprekend zijn, ongeacht locatie of apparaat. De beste cloudprintservices zorgen dat dit werkt zonder drivers of ingewikkelde instellingen.
Centraal beheer voor IT
Voor IT teams is overzicht cruciaal. De beste cloudprintservice biedt centraal beheer van printers, gebruikers en rechten. Inzicht in printgebruik, kosten en beleid bespaart tijd en voorkomt verrassingen.
Beveiliging en compliance
Printen wordt vaak onderschat als beveiligingsrisico. De beste cloudprintservices werken met beveiligde vrijgave van printopdrachten. Documenten worden pas geprint nadat de gebruiker zich heeft geauthenticeerd, wat essentieel is voor privacy en AVG compliance.
Schaalbaarheid en flexibiliteit
Een cloudprintservice moet meebewegen met de organisatie. Of er nu gebruikers bijkomen, locaties worden geopend of printers worden vervangen, de oplossing moet dit zonder grote aanpassingen ondersteunen.
De beste cloudprintservices in de praktijk
Binnen zakelijke omgevingen worden een aantal cloudprintservices structureel gezien als toonaangevend. Niet omdat ze allemaal hetzelfde doen, maar omdat ze elk sterk zijn in een specifieke situatie.
Printix
Printix is een populaire cloudprintservice voor organisaties die snel en eenvoudig willen overstappen naar cloudprinten. De oplossing is volledig serverloos en sluit goed aan bij moderne IT omgevingen en hybride werkplekken.
Printix is vooral geschikt voor organisaties die eenvoud en snelheid belangrijk vinden, zonder zware beheerstructuren.
PaperCut Hive en PaperCut MF
PaperCut staat bekend om zijn sterke focus op inzicht, kostenbeheersing en duurzaam printen. PaperCut Hive is volledig cloudbased, terwijl PaperCut MF ook hybride inzetbaar is.
Deze cloudprintservice wordt veel gebruikt in het onderwijs en het mkb, waar controle over printgedrag en kosten een grote rol speelt.
YSoft SafeQ Cloud
YSoft SafeQ Cloud wordt vaak gezien als de beste cloudprintservice voor organisaties met hoge eisen aan beveiliging en schaalbaarheid. De oplossing is volledig cloud native en geschikt voor complexe omgevingen met veel gebruikers en locaties.
Deze cloudprintservice wordt veel ingezet binnen grotere organisaties en instellingen waar compliance belangrijk is.
MyQ Cloud
MyQ Cloud is een flexibele cloudprintservice die printen, scannen en beveiliging combineert in één platform. De oplossing biedt veel mogelijkheden voor maatwerk en overzicht.
MyQ Cloud is vooral geschikt voor organisaties die meer controle willen over hun printomgeving en processen.
OptimiDoc Cloud
OptimiDoc Cloud gaat verder dan alleen printen. Deze cloudprintservice combineert printbeheer met documentbeheer en digitalisering. Hierdoor wordt printen onderdeel van een bredere documentstrategie.
OptimiDoc Cloud is interessant voor organisaties die grip willen op documenten, workflows en kosten.
Bestaat er één beste cloudprintservice?
Nee. En dat is juist het belangrijkste inzicht.
De beste cloudprintservice is de oplossing die past bij jouw organisatie. Een klein team met vooral hybride werkplekken heeft andere behoeften dan een zorginstelling of organisatie met meerdere vestigingen en strenge beveiligingseisen.
Daarom is vergelijken op basis van functies alleen vaak niet voldoende. De context waarin de cloudprintservice wordt gebruikt, bepaalt of het de juiste keuze is.
Hoe kies je de beste cloudprintservice voor jouw organisatie?
Begin met het in kaart brengen van hoe er wordt gewerkt. Hoeveel gebruikers zijn er? Wordt er hybride gewerkt? Zijn er meerdere locaties? Hoe belangrijk is beveiliging en inzicht in kosten?
Op basis daarvan wordt duidelijk welke cloudprintservice het beste aansluit. Soms is eenvoud de belangrijkste factor, soms juist controle en compliance.
Onafhankelijk advies maakt het verschil
Omdat er geen standaard beste cloudprintservice bestaat, is onafhankelijk advies belangrijk. Door meerdere oplossingen te vergelijken en te kijken naar de praktijk, voorkom je dat je kiest voor een oplossing die op papier goed lijkt, maar in het dagelijks gebruik tegenvalt.
Cloudprinten.nl helpt organisaties bij het kiezen van de cloudprintservice die past bij hun situatie. Niet door één oplossing te pushen, maar door te kijken naar wat echt nodig is.
Conclusie
De beste cloudprintservice is geen vast product, maar een oplossing die aansluit op de manier waarop jouw organisatie werkt. Door te kijken naar gebruiksgemak, beheer, beveiliging en schaalbaarheid maak je een keuze die niet alleen vandaag werkt, maar ook in de toekomst.
Cloudprinten draait uiteindelijk niet om de techniek, maar om eenvoud, veiligheid en grip op printen in een moderne werkomgeving.