Een cloudprinter klinkt misschien als een nieuw type printer, maar in de praktijk gaat het vooral om de manier waarop printen is ingericht. In plaats van werken met lokale printservers, vaste netwerken en losse drivers, maakt een cloudprinter gebruik van een cloudomgeving om printopdrachten te verwerken.
Dat betekent dat je kunt printen vanaf elk apparaat en elke locatie, zolang je toegang hebt tot internet en de juiste cloudprintoplossing. Voor organisaties die hybride werken of meerdere locaties hebben, is dat een groot voordeel.
Wat bedoelen we met een cloudprinter?
Een cloudprinter is een printer die verbonden is met een cloudprintplatform. Printopdrachten worden niet rechtstreeks vanaf een computer naar de printer gestuurd, maar eerst naar een beveiligde cloudomgeving. Vanuit daar haalt de printer de opdracht op en voert deze uit.
De term cloudprinter wordt vaak gebruikt voor zowel de printer zelf als voor de technologie erachter. Het gaat dus niet alleen om hardware, maar vooral om de software en cloudomgeving die het printproces aanstuurt.
Hoe werkt een cloudprinter?
Verzenden van de printopdracht
Je stuurt een document vanuit een programma, app of cloudomgeving naar de cloudprintoplossing. Dat kan vanaf een laptop, tablet of smartphone. De printopdracht wordt gekoppeld aan jouw gebruikersaccount.
Opslag in de cloud
De printopdracht wordt tijdelijk en beveiligd opgeslagen in de cloud. De printer voert de opdracht nog niet direct uit. Zo blijft het document veilig totdat jij bepaalt waar en wanneer het wordt geprint.
Authenticatie bij de printer
Wanneer je bij een printer bent, meld je je aan. Dit kan met een pas, pincode, mobiele app of via Single Sign On. Hiermee bevestig je dat jij de juiste gebruiker bent.
Afdrukken van het document
Pas na deze verificatie haalt de printer de opdracht uit de cloud en wordt het document afgedrukt. Zo voorkom je dat documenten onbeheerd op de printer blijven liggen.
Wat zijn de voordelen van een cloudprinter?
Flexibel printen vanaf elke locatie
Met een cloudprinter kun je printen vanaf elk apparaat en elke locatie. Of je nu op kantoor werkt, thuis of onderweg bent, de manier van printen blijft hetzelfde.
Geen gedoe met printerdrivers
Bij cloudprinten zijn lokale driverinstallaties niet meer nodig. Dit maakt het gebruik eenvoudiger voor medewerkers en verlaagt de beheerlast voor IT.
Betere beveiliging van documenten
Documenten worden pas geprint na authenticatie bij de printer. Dit verkleint de kans op datalekken en ongeautoriseerde toegang, wat vooral belangrijk is bij vertrouwelijke informatie.
Minder IT-beheer
Doordat printservers en complexe lokale configuraties verdwijnen, wordt het beheer eenvoudiger. Updates en beveiliging worden centraal geregeld via de cloud.
Hogere productiviteit
Medewerkers kunnen onderweg alvast printopdrachten versturen, zodat documenten klaar liggen wanneer zij aankomen op locatie. Dit bespaart tijd en voorkomt onnodig wachten.
Is een cloudprinter geschikt voor bedrijven?
Cloudprinters worden vooral ingezet in zakelijke omgevingen, waar flexibiliteit, beveiliging en schaalbaarheid belangrijk zijn. Denk aan organisaties met meerdere vestigingen, hybride werkplekken of veel wisselende gebruikers.
Ook kleinere organisaties profiteren van eenvoudiger beheer en minder IT-complexiteit. De cloudprinter groeit eenvoudig mee met de organisatie.
Wat is het verschil tussen een cloudprinter en traditioneel printen?
Bij traditioneel printen is een computer rechtstreeks verbonden met een printer via een lokaal netwerk of printserver. Dat werkt prima op één locatie, maar wordt complex zodra medewerkers op afstand werken of meerdere locaties gebruiken.
Een cloudprinter maakt printen locatie onafhankelijk. De cloud neemt het beheer en de communicatie over, waardoor printen flexibeler en veiliger wordt ingericht.
Bestaat Google Cloud Print nog?
Google Cloud Print was een bekende cloudprintdienst, maar deze service is eind 2020 stopgezet. Tegenwoordig wordt de term cloudprinter gebruikt voor moderne cloudprintoplossingen die werken via platformen zoals Microsoft 365, Google Workspace en gespecialiseerde cloudprintsoftware.
De focus ligt nu op centrale cloudplatformen die printen, beveiliging en beheer combineren.
Cloudprinters en cloudprintoplossingen via Cloudprinten.nl
Cloudprinten.nl werkt met verschillende cloudprintoplossingen die cloudprinters ondersteunen. Denk aan platformen zoals Printix, PaperCut, YSoft SafeQ Cloud, MyQ en OptimiDoc Cloud.
Deze oplossingen zorgen ervoor dat bestaande printers geschikt worden voor cloudprinten, zonder dat er nieuwe hardware nodig is. Welke oplossing het beste past, hangt af van hoe jouw organisatie werkt en welke eisen er gelden op het gebied van beveiliging en beheer.
Wanneer is overstappen naar een cloudprinter logisch?
Overstappen naar een cloudprinter is logisch wanneer printbeheer complex wordt, medewerkers flexibel werken of lokale infrastructuur aan vervanging toe is. Ook organisaties die meer grip willen op kosten, beveiliging en duurzaamheid kiezen steeds vaker voor cloudprinten.
Een cloudprinter is geen doel op zich, maar een slimme manier om printen te laten aansluiten op de moderne werkplek.