Cloudprinten klinkt voor veel organisaties als een duidelijke stap vooruit. Geen lokale printservers meer, minder IT-beheer en de vrijheid om vanaf elke locatie te printen. Het idee is simpel: printen moet net zo flexibel worden als de rest van de digitale werkplek.
Cloudprinten wordt vaak als één oplossing gezien, terwijl de invulling per organisatie flink kan verschillen. Wat voor een klein team prima werkt, kan bij een grotere organisatie of een omgeving met strenge beveiligingseisen juist tekortschieten. Daarom is het belangrijk om te begrijpen dat cloudprinten geen vast concept is, maar meerdere vormen kent.
In deze blog leggen we uit welke soorten cloudprinten er zijn en wat die verschillen in de praktijk betekenen. Zo krijg je een helder beeld van welke aanpak past bij jouw organisatie.
Wat is cloudprinten precies?
Cloudprinten betekent dat printopdrachten niet meer via een lokale printserver binnen het netwerk lopen, maar via een centrale cloudomgeving worden verwerkt. Die cloud vormt de schakel tussen gebruiker, document en printer.
Gebruikers kunnen printen vanaf verschillende apparaten en locaties, terwijl beheer, beveiliging en instellingen centraal geregeld blijven. Hoe uitgebreid die functionaliteit is, hangt af van de gekozen cloudprintoplossing.
Eenvoudig cloudprinten vanuit cloudapplicaties
Hoe werkt dit type cloudprinten?
Bij eenvoudig cloudprinten stuur je een document rechtstreeks vanuit een cloudapplicatie, zoals Microsoft 365 of Google Workspace, naar een printer. De cloudapplicatie verzorgt de verbinding, zonder dat er een lokale printserver nodig is.
Wanneer is dit voldoende?
Deze vorm van cloudprinten is vooral geschikt voor kleine teams met een beperkte printbehoefte. De inrichting is eenvoudig en vraagt weinig technisch beheer. Tegelijkertijd zijn de mogelijkheden beperkt. Er is nauwelijks inzicht in printgebruik en er zijn weinig opties om beveiliging of beleid centraal te regelen.
Voor organisaties die meer grip willen op kosten en veiligheid, is dit meestal niet voldoende.
Cloudprinten met centraal cloudprintmanagement
Wat houdt cloudprintmanagement in?
Bij professioneel cloudprinten wordt gebruikgemaakt van cloudgebaseerde printmanagementsoftware. In deze opzet worden printers, gebruikers en instellingen centraal beheerd vanuit één cloudomgeving.
Printopdrachten worden naar de cloud gestuurd en daar tijdelijk opgeslagen. De opdracht wordt pas uitgevoerd wanneer de gebruiker zich bij de printer identificeert.
Wat levert dit op?
Deze vorm van cloudprinten geeft organisaties overzicht en controle. IT kan regels instellen per gebruiker of afdeling en krijgt inzicht in printgedrag en kosten. Gebruikers ervaren juist meer vrijheid doordat zij niet meer vastzitten aan een specifieke werkplek of printer.
Deze aanpak zie je veel terug binnen het mkb, het onderwijs, de zorg en organisaties met meerdere locaties.
Secure release cloudprinten
Wat betekent secure release?
Secure release houdt in dat een printopdracht pas wordt afgedrukt wanneer de gebruiker zich bij de printer aanmeldt. Tot dat moment blijft het document veilig opgeslagen in de cloud.
Identificatie kan bijvoorbeeld via een pas, pincode, mobiele app of Single Sign On.
Waarom is dit belangrijk?
Zonder secure release blijven documenten vaak ongecontroleerd op printers liggen. Dat is onhandig en kan risico’s opleveren wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat. Secure release voorkomt dit en draagt bij aan veilig werken en naleving van privacyregels.
Daarom is secure release inmiddels een standaardonderdeel van veel cloudprintoplossingen.
Hybride cloudprinten
Wat is hybride cloudprinten?
Niet iedere organisatie kan of wil volledig overstappen naar de cloud. Hybride cloudprinten combineert cloudprintmanagement met bestaande lokale infrastructuur.
De cloud wordt gebruikt voor beheer en inzicht, terwijl bepaalde onderdelen lokaal blijven draaien. Zo ontstaat een tussenoplossing die flexibiliteit biedt zonder alles in één keer te veranderen.
Wanneer kies je hiervoor?
Hybride cloudprinten is geschikt voor organisaties met oudere printers, complexe netwerken of specifieke eisen op het gebied van compliance. Het maakt een geleidelijke overstap naar de cloud mogelijk zonder grote impact op bestaande processen.
Device onafhankelijk cloudprinten
Printen vanaf elk apparaat
Moderne cloudprintoplossingen zijn device onafhankelijk. Gebruikers kunnen printen vanaf laptops, tablets en smartphones, ongeacht het besturingssysteem.
Lokale drivers en installaties zijn niet meer nodig. De cloud zorgt voor de juiste afhandeling van de printopdracht.
Waarom is dit belangrijk voor hybride werken?
Voor organisaties waar hybride werken de norm is, is dit essentieel. Medewerkers werken waar het voor hen het beste uitkomt, terwijl IT minder beheer en minder supportvragen heeft.
Cloudprinten gecombineerd met documentbeheer en workflows
Meer dan alleen printen
Sommige cloudprintoplossingen gaan verder dan printen alleen. Ze combineren cloudprinten met documentbeheer, scannen en digitale workflows.
Documenten worden niet alleen afgedrukt, maar ook automatisch opgeslagen of doorgestuurd binnen vaste processen.
Wanneer is dit interessant?
Deze aanpak is vooral relevant voor organisaties die documentstromen willen verbeteren en papiergebruik willen terugdringen. Cloudprinten wordt zo onderdeel van een bredere manier van werken.
Hoe cloudprintoplossingen aansluiten op deze vormen van cloudprinten
Omdat cloudprinten meerdere vormen kent, is er geen oplossing die voor iedere organisatie hetzelfde werkt. Sommige oplossingen zijn vooral gericht op eenvoud en snelle implementatie, terwijl andere juist meer controle, beveiliging en schaalbaarheid bieden.
Cloudprinten.nl werkt daarom met meerdere cloudprintoplossingen. Door te kijken naar hoe een organisatie werkt en wat er nodig is op het gebied van beveiliging en beheer, wordt duidelijk welke oplossing het beste aansluit bij de praktijk.
Welke vorm van cloudprinten past bij jouw organisatie?
De juiste vorm van cloudprinten hangt af van meerdere factoren. Denk aan het aantal gebruikers, het type documenten en de eisen rondom veiligheid en beheer.
Kleine teams kunnen vaak goed starten met eenvoudige cloudprintoplossingen. Grotere organisaties kiezen meestal voor centraal cloudprintmanagement met secure release. Hybride oplossingen zijn een logische keuze wanneer volledige cloudmigratie nog niet haalbaar is.
Cloudprinten is geen doel op zich, maar een manier om printen eenvoudiger, veiliger en toekomstbestendig te maken. Door bewust te kiezen voor de juiste vorm voorkom je beperkingen achteraf en haal je het maximale uit de cloud.