Printen lijkt iets vanzelfsprekends. Toch zorgt het in veel organisaties voor gedoe, beheerlast en onverwachte kosten. Zeker als je meerdere locaties hebt of werkt met hybride teams. De oplossing? Zakelijke cloudprinting.
Met cloudgebaseerd printen vereenvoudig je je printomgeving, verhoog je de veiligheid én geef je gebruikers meer vrijheid. Zonder dat je IT-team er extra werk van heeft. In deze blog lees je wat zakelijke cloudprinting precies is en waarom het zo goed past bij het MKB en grotere organisaties.
Wat is zakelijke cloudprinting?
Cloudprinting betekent dat je printinfrastructuur niet meer lokaal draait, maar in de cloud. Je beheert je printers, gebruikers en printopdrachten centraal via een online platform. Gebruikers hoeven geen drivers meer te installeren en kunnen vanaf elke plek printen.
Een goede cloudoplossing werkt met identity management, zoals Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD), en integreert met je bestaande werkomgeving. Je hoeft dus niets opnieuw uit te vinden.
Bekende oplossingen voor zakelijke cloudprinting zijn onder andere Printix, PaperCut MF / Hive en YSoft SafeQ Cloud.
De voordelen voor jouw organisatie
Zakelijke cloudprinting biedt een reeks voordelen voor zowel IT-beheer als eindgebruikers. Hieronder lees je wat je ermee wint.
Minder IT-beheer
Je hoeft geen drivers meer te installeren of te updaten. Alles wordt centraal beheerd. Nieuwe gebruikers voeg je toe met een paar klikken. Gaat er een printer offline, dan zie je dat direct in het dashboard. Dat scheelt je IT-afdeling veel tijd.
Voorheen kostte het beheren van printerdrivers vaak veel handmatig werk. Zeker in organisaties met verschillende locaties of netwerkinstellingen. Met cloudprinting bespaar je op beheeruren, voorkom je installatiefouten en verminder je het aantal supportvragen. Je team kan zich richten op strategische IT-taken in plaats van printproblemen.
Printen vanaf elke plek
Cloudprinting ondersteunt hybride werken. Gebruikers kunnen printen vanaf kantoor, thuis of onderweg. Dat kan vanaf laptops, tablets en smartphones. Zonder dat je VPN’s hoeft op te zetten of lokale servers nodig hebt.
Of een medewerker nu werkt vanaf een thuiswerkplek of een externe locatie, hij of zij krijgt altijd toegang tot dezelfde printmogelijkheden. Je creëert hiermee een uniforme gebruikerservaring, onafhankelijk van het apparaat of de locatie. Dat verhoogt het werkcomfort en verkleint de kans op fouten of frustratie.
Meer controle en inzicht
Je krijgt grip op je printkosten en gebruikersgedrag. Je ziet wie wat print, hoeveel en waar. Je kunt budgetten instellen, afdrukken beperken of bepaalde afdelingen monitoren.
Dit soort inzichten helpen je om verspilling tegen te gaan en printbeleid actief te sturen. Denk aan automatische rapportages per maand of waarschuwingen bij overschrijdingen. Het voorkomt onnodige kosten én maakt het makkelijk om verantwoording af te leggen binnen je organisatie.
Verhoogde veiligheid
Cloudoplossingen zijn standaard uitgerust met beveiligingsfuncties zoals:
- Authenticatie via Microsoft 365 of Google Workspace
- Versleuteling van printverkeer
- Opslaan van opdrachten tot ophalen (follow-me printing)
- Logging en audittrails
Deze beveiligingsopties zijn belangrijk voor organisaties die werken met privacygevoelige gegevens of moeten voldoen aan wet- en regelgeving zoals de AVG. Doordat printopdrachten pas worden afgedrukt nadat de gebruiker zich identificeert, voorkom je dat vertrouwelijke documenten op de printer blijven liggen.
Geen servers meer nodig
Je hebt geen lokale printserver meer nodig. Dat betekent minder hardware, minder energieverbruik en geen onderhoud. Je bespaart dus niet alleen tijd, maar ook kosten en ruimte.
Zeker voor organisaties die hun IT-landschap willen stroomlijnen of verduurzamen is dit een groot voordeel. Je bent bovendien minder afhankelijk van fysieke infrastructuur, wat je organisatie wendbaarder maakt bij groei, verhuizing of herstructurering.
Voor wie is zakelijke cloudprinting interessant?
Cloudprinting is geschikt voor organisaties die willen moderniseren, kosten willen verlagen en minder IT-beheer willen. Denk aan:
- MKB-bedrijven die geen IT-team hebben, maar wél grip willen op hun printomgeving.
- Grotere organisaties met meerdere locaties of flexplekken.
- Zorginstellingen die met gevoelige data werken.
- Scholen en onderwijsinstellingen met veel verschillende gebruikers.
- Overheidsorganisaties die veiligheid en controle eisen.
De schaalbaarheid van cloudprinting maakt het flexibel. Je groeit makkelijk mee zonder dat je je printstructuur hoeft aan te passen.
De volgende stap: welke oplossing past bij jou?
Er zijn meerdere platforms die zakelijke cloudprinting mogelijk maken. Welke oplossing het beste past bij jouw organisatie hangt af van je infrastructuur, beveiligingseisen en gebruik.
Bij Cloudprinten.nl helpen we je bij het maken van die keuze. We kijken naar je wensen, je huidige situatie en je ambities. Zo zorgen we voor een oplossing die vandaag werkt en klaar is voor de toekomst.