Printen lijkt goedkoop. Een vel papier kost een paar cent, een printcartridge een tientje. Maar als je de totale printkosten van een organisatie echt in kaart brengt, valt het resultaat bijna altijd hoger uit dan verwacht.
Papier, toner, onderhoud, hardware, energie, IT-beheer en verspilling door vergeten prints: samen vormen die een flinke kostenpost. Voor een organisatie met 50 medewerkers die elk 200 pagina’s per maand printen, loopt dat al snel op tot duizenden euro’s per jaar, nog los van de indirecte kosten.
In deze gids lees je wat printen echt kost, waar de grootste besparingen te halen zijn en welke maatregelen direct resultaat opleveren.
Wat kost printen gemiddeld?
De totale printkosten van een organisatie bestaan uit meer dan alleen papier en toner. Een realistisch kostenmodel ziet er als volgt uit:
REKENTABEL (basis: 50 medewerkers):
| Kostenpost | Toelichting | Indicatief per jaar (50 mw) |
|---|---|---|
| Papier | 50 mw x 200 prints x 12 mnd x ~0,01 euro | ~1.200 euro |
| Toner en inkt | Gemiddeld ~0,03 euro per print (afhankelijk van kleurgebruik) | ~3.600 euro |
| Printserver | Aanschaf, vervanging en onderhoud van hardware | ~500 tot 1.500 euro |
| IT-beheer | Drivers installeren, storingen oplossen, updates uitvoeren | ~1.000 tot 3.000 euro |
| Energie | Printers in stand-by en actief gebruik | ~200 tot 600 euro |
| Verspilling | Vergeten prints, misprints, onnodige kleurafdrukken | ~10 tot 20% van totaal |
Voor een organisatie van 50 medewerkers kom je al snel op een totaal van 7.000 tot 12.000 euro per jaar. Bij grotere organisaties loopt dit navenant op.
De 8 grootste kostenposten bij printen
Wil je printkosten structureel verlagen, dan helpt het om te weten waar het geld naartoe gaat. Dit zijn de acht posten die het meeste impact hebben:
- Kleurafdrukken: kleurenprints kosten drie tot vijf keer meer dan zwart-wit. Zonder beleid wordt standaard in kleur geprint, ook als dat niet nodig is.
- Vergeten prints: printopdrachten die nooit worden opgehaald. Tot 20 procent van alle prints blijft ongebruikt op de printer liggen.
- Eenzijdig printen: veel organisaties printen standaard enkelzijdig, terwijl dubbelzijdig het papierverbruik direct halveert.
- Printserverkosten: hardware, licenties, onderhoud en vervanging. Een lokale printserver kost jaarlijks al gauw enkele honderden tot duizenden euro’s.
- IT-tijdsbesteding: elk driverprobleem, elke printerinstallatie en elke storing kost IT-uren. Die uren zijn schaars en duur.
- Gebrek aan inzicht: zonder rapportages weet niemand wie hoeveel print, op welke printer en met welke instellingen. Daardoor is bijsturen onmogelijk.
- Ongecontroleerd printbeleid: iedereen mag overal en altijd printen. Geen quota, geen limieten, geen verantwoording.
- Verouderde hardware: oude printers verbruiken meer energie, hebben hogere onderhoudskosten en zijn minder betrouwbaar.
Maatregel 1: cloudprinten invoeren en de printserver afschaffen
De printserver is voor veel organisaties een stille kostenpost. Hardware-aanschaf, onderhoud, licenties, energieverbruik en de IT-tijd die erin gaat zitten tellen al snel op.
Door over te stappen op een cloudprintoplossing vervalt de printserver volledig. Printopdrachten worden via een beveiligde cloudomgeving verwerkt. Er is geen lokale infrastructuur meer nodig, wat direct kosten bespaart op hardware en IT-beheer.
Oplossingen zoals Printix, PaperCut Hive en YSoft SafeQ Cloud werken volledig serverloos. Cloudprinten.nl helpt je bij de keuze en de overstap. Lees meer over de beschikbare cloudprint-oplossingen op onze oplossingen-pagina.
Maatregel 2: follow-me printing invoeren
Follow-me printing betekent dat printopdrachten pas worden afgedrukt als de gebruiker zich aanmeldt bij de printer. Vergeten prints worden automatisch verwijderd na een ingestelde tijd.
In de praktijk bespaart dit 10 tot 20 procent op het totale printvolume. Dat is direct minder papier, minder toner en minder kosten. Bovendien verhoog je de beveiliging: vertrouwelijke documenten liggen nooit meer onbeheerd op de printer.
Follow-me printing is een standaardfunctie in alle cloudprintoplossingen die Cloudprinten.nl levert. Lees meer over veilig printen in onze blog over veilig printen en de AVG.
Maatregel 3: standaardinstellingen aanpassen
Twee aanpassingen die weinig moeite kosten maar direct effect hebben:
- Stel dubbelzijdig printen in als standaard. Dat halveert het papierverbruik zonder dat gebruikers er iets voor hoeven te doen.
- Stel zwart-wit printen in als standaard voor alle reguliere documenten. Kleur blijft beschikbaar maar alleen op aanvraag of voor aangewezen printertypen.
Veel printmanagementoplossingen maken het mogelijk om deze instellingen centraal af te dwingen, zodat gebruikers ze niet zelf kunnen wijzigen.
Maatregel 4: printquota instellen per afdeling of gebruiker
Door printquota in te stellen geef je afdelingen of individuele gebruikers een printbudget. Zodra dat budget bereikt is, moeten ze bewust een extra goedkeuring vragen of bijbetalen.
In de praktijk zorgt dit voor bewustwording en gedragsverandering. Mensen gaan vanzelf nadenken of een print echt nodig is.
PaperCut Hive is bijzonder sterk in het instellen en beheren van printquota. Het biedt gedetailleerde rapportages per gebruiker, afdeling en printer. Bekijk de PaperCut Hive-pagina voor meer informatie.
Besparingstabel per organisatiegrootte
Onderstaande tabel geeft een indicatie van de mogelijke besparing per jaar bij invoering van cloudprinten en de bijbehorende maatregelen. De daadwerkelijke besparing hangt af van de huidige situatie en het printgedrag.
| Organisatiegrootte | Geschatte huidige kosten/jaar | Mogelijke besparing | Resterend na besparing |
|---|---|---|---|
| 10 medewerkers | ~2.000 euro | ~600 euro (30%) | ~1.400 euro |
| 50 medewerkers | ~9.000 euro | ~2.700 euro (30%) | ~6.300 euro |
| 200 medewerkers | ~35.000 euro | ~10.500 euro (30%) | ~24.500 euro |
| 500+ medewerkers | ~85.000 euro | ~25.500+ euro (30%) | ~59.500 euro |
Toelichting: de gehanteerde besparing van 30% is gebaseerd op ervaringscijfers uit de praktijk. Cloudprinten.nl noemt deze indicatie ook op de homepage. De werkelijke besparing varieert per organisatie.
Welke printoplossing helpt het meest bij kostenbesparing?
Niet elke cloudprintoplossing is even sterk in kostenbeheersing. Dit is een overzicht:
- PaperCut Hive: sterkste kostenbeheersing dankzij printquota, rapportages per gebruiker en afdeling, en duurzaamheidsfuncties.
- Printix: bespaart vooral op printserverkosten en IT-beheer. Minder uitgebreid in quota en rapportage.
- YSoft SafeQ Cloud: sterk in rapportage en compliance. Gericht op grotere organisaties.
- MyQ: combineert kostenbeheersing met documentworkflows. Geschikt voor organisaties die meer willen automatiseren.
- OptimiDoc Cloud: combineert printbeheer met documentdigitalisering, waardoor ook papier in processen wordt bespaard.
Meer weten over de verschillen? Lees onze blog over de beste cloudprintoplossingen vergeleken.
Waar begin je met het verlagen van printkosten?
De meeste organisaties beginnen bij het verkrijgen van inzicht. Voordat je maatregelen neemt, is het handig om te weten:
- Hoeveel wordt er geprint per maand?
- Wie print het meest?
- Welk percentage is kleur en welk percentage zwart-wit?
- Hoeveel vergeten prints zijn er?
- Wat kost de huidige printserver per jaar?
Met die informatie kun je gericht beslissen waar de meeste winst zit en welke maatregel het meeste oplevert. Cloudprinten.nl helpt je bij het maken van die analyse en het kiezen van de juiste oplossing.
Hoeveel kan jouw organisatie besparen?
Wil je weten hoeveel jouw organisatie kan besparen? Neem contact op met Cloudprinten.nl voor een gratis adviesgesprek. We kijken samen naar je huidige situatie en geven een concreet voorstel.