Kort antwoord: een Windows-printserver kost je al snel €2.500 tot €6.000+ per jaar als je alles meerekent — en dat is precies het probleem. De aanschafprijs van de server is maar het topje van de ijsberg. De echte kosten zitten in Windows Server-licenties, CAL’s, patchen, beheeruren, downtime en beveiligingsrisico’s zoals PrintNightmare. In deze pagina breken we die verborgen kosten voor je af en laten we zien hoe een serverloos cloud-model dezelfde functionaliteit levert voor minder geld en zonder gedoe.
De aanschafprijs is niet de rekening
Veel organisaties denken bij “wat kost een printserver” alleen aan de hardware: een paar honderd tot een paar duizend euro voor een fysieke of virtuele server. Maar die machine draait niet vanzelf. Zodra hij live staat, begint een stroom aan terugkerende kosten die jaar na jaar doortelt. En het vervelende is: die kosten zijn slecht zichtbaar, want ze verstoppen zich in IT-uren en losse licentieregels.
Hardware en licenties
Naast de server zelf heb je een Windows Server-licentie nodig (per core) én Client Access Licenses (CAL’s) voor iedere gebruiker of elk apparaat dat via de printserver print. Voor File- en Printservices zijn die CAL’s verplicht. Reken daar redundantie, back-up en energieverbruik bij op, en de terugkerende licentiekosten alleen tikken al aan tot vele honderden euro’s per jaar.
Beheer, patchen en driverellende
Dit is de grootste stille kostenpost. Elke printerinstallatie, elk driverconflict en elke storing kost IT-uren — en die uren zijn schaars en duur. Print Spooler-drivers zijn berucht: een verkeerde update en de wachtrij loopt vast voor de hele afdeling. Tel daarbij het maandelijkse patchen van Windows Server op, en je systeembeheerder is er structureel tijd aan kwijt.
Downtime en het security-risico PrintNightmare
Een printserver is een single point of failure: valt hij uit, dan print niemand meer. En er is een reëel beveiligingsrisico. PrintNightmare (CVE-2021-34527) is een kritieke kwetsbaarheid in de Windows Print Spooler waarmee een aanvaller rechten kan escaleren, programma’s kan installeren en zelfs volledige controle kan krijgen — tot op domeincontrollers aan toe. Juist dit lek zette veel organisaties aan het denken over een alternatief voor de klassieke printserver. Elke draaiende Print Spooler is een aanvalsoppervlak dat je moet blijven monitoren en patchen.
Kostentabel: printserver versus serverloos cloudprinten
Onderstaande tabel zet de jaarlijkse kostenposten naast elkaar. De bedragen zijn indicatief voor een mkb-organisatie en verschillen per situatie, maar de richting is glashelder.
| Kostenpost | Windows-printserver | Serverloos cloudprinten |
|---|---|---|
| Serverhardware / VM | €500 – €2.000 per jaar | €0 (geen server) |
| Windows Server-licentie + CAL’s | €400 – €1.500 per jaar | €0 |
| Beheer, patchen & drivers | €1.500 – €3.000 per jaar | Sterk beperkt (centraal beheer) |
| Downtime & storingen | Hoog (single point of failure) | Laag (geen centrale server) |
| Security-risico Print Spooler | Aanwezig (o.a. PrintNightmare) | Nihil (geen Print Spooler-server) |
| Softwarelicentie cloud | n.v.t. | Vaste prijs per gebruiker/maand |
| Inzicht & besparing op printvolume | Beperkt | Tot 30% besparing |
Wil je de rekensom voor je eigen situatie? Reken het exact door met de besparingscalculator en zie in een paar minuten wat je bespaart door je printserver te vervangen.
Waarom serverloos cloudprinten goedkoper is
Bij serverloos printen verdwijnt de printserver volledig. Er is geen Windows Server meer om te licentiëren, te patchen of te laten crashen. Print jobs lopen via een beveiligde cloudlaag rechtstreeks naar de printer, en het beheer doe je centraal via een dashboard. De besparing komt uit drie hoeken:
- Geen serverkosten meer — hardware, Windows Server-licenties en CAL’s vervallen volledig.
- Minder beheeruren — geen driverellende, geen maandelijkse serverpatches, geen storingsdiensten rond de Print Spooler.
- Lager printvolume — met follow-me printen en verbruiksinzicht besparen organisaties tot 30% op hun printkosten.
Daar komt de beveiligingswinst bovenop: zonder centrale Print Spooler-server verdwijnt het PrintNightmare-aanvalsoppervlak. Voor sectoren met strenge eisen is dat vaak doorslaggevend. Ben je MSP of IT-partner en beheer je meerdere klanten? Dan schaalt een cloud-model veel makkelijker — meer daarover op onze pagina voor de IT-partner.
Zo maak je de overstap zonder gedoe
De overstap hoeft geen groot project te zijn. Met een goed stappenplan om je printserver te vervangen migreer je gefaseerd, zonder dat medewerkers er last van hebben. Wij geven merkonafhankelijk advies over de beste oplossing — of dat nu Printix is of een andere optie uit ons cloudprint-portfolio. Zo betaal je nooit voor functionaliteit die je niet nodig hebt. Wil je eerst grip op de totale kosten van je huidige situatie? Lees dan wat TCO (Total Cost of Ownership) bij printen precies inhoudt.
Veelgestelde vragen
Wat kost een printserver gemiddeld per jaar?
Voor een mkb-organisatie loopt dat al snel op tot €2.500 tot €6.000 per jaar als je hardware, Windows Server-licenties, CAL’s, beheeruren en downtime meerekent. De aanschafprijs van de server zelf is daarvan maar een klein deel — de terugkerende beheer- en licentiekosten wegen het zwaarst.
Heb ik nog Windows Server-licenties nodig bij cloudprinten?
Nee. Bij serverloos cloudprinten vervalt de printserver, en daarmee ook de Windows Server-licentie en de bijbehorende CAL’s voor printservices. Je betaalt in plaats daarvan een voorspelbare prijs per gebruiker per maand voor de cloudoplossing.
Lost cloudprinten het PrintNightmare-risico op?
Ja. PrintNightmare (CVE-2021-34527) misbruikt de Windows Print Spooler op een centrale server. In een serverloos cloud-model bestaat die centrale Print Spooler-server niet meer, waardoor dit aanvalsoppervlak verdwijnt en je niet langer afhankelijk bent van maandelijkse noodpatches.
Hoeveel kan ik precies besparen?
Organisaties besparen tot 30% op hun printkosten door serverkosten te schrappen en het printvolume te verlagen met inzicht en follow-me printen. Wat het voor jou oplevert, reken je het snelst uit met de besparingscalculator.