TCO (Total Cost of Ownership)
TCO (Total Cost of Ownership) bij printen zijn de totale kosten van je hele printomgeving over de volledige levensduur — dus niet alleen de aanschafprijs van je printers, maar ook toner, papier, onderhoud, energie, servers en de tijd die je IT-afdeling erin steekt. Kortom: alles wat printen je écht kost, van aanschaf tot afvoer. En dat is doorgaans veel meer dan de sticker op de printer doet vermoeden.
Waarom de aanschafprijs maar het topje van de ijsberg is
Veel organisaties kijken bij printen alleen naar wat het apparaat kost. Maar over de hele levensduur is de aanschaf vaak minder dan een kwart van de totale kosten. De rest — ruim driekwart — gaat op aan supplies, service en beheer. Sterker nog: voor elke euro die je aan printen uitgeeft, ben je al snel meerdere euro’s kwijt aan het beheren van die printomgeving. Die “verborgen” kosten zie je niet op één factuur staan, waardoor ze makkelijk onder de radar blijven.
Wat telt allemaal mee in de TCO?
Je TCO bestaat uit directe én indirecte kosten. De belangrijkste posten:
- Hardware — aanschaf of lease van printers en multifunctionals
- Supplies — toner, inkt, papier en andere verbruiksartikelen
- Onderhoud en reparatie — servicecontracten, storingen, vervangingen
- Energieverbruik — printers die dag en nacht stroom trekken
- IT-beheer en infrastructuur — printservers, drivers, updates en de uren van je systeembeheerder
- Verspilling — vergeten printjes, misprints en onnodig veel kleurpagina’s
Hoe bereken je de TCO van je printomgeving?
De aanpak is eenvoudiger dan hij klinkt. Breng eerst al je printers in kaart, tel dan de directe kosten (hardware, supplies, onderhoud) en de indirecte kosten (beheer, energie, papier) bij elkaar op, en deel dat over de verwachte levensduur. Zo krijg je een reëel beeld van je kosten per apparaat, per jaar én per print. Pas dan zie je waar het geld écht weglekt — en dat is meestal in het beheer, niet in de printer zelf.
Hoe cloudprinten je TCO verlaagt
Juist op die verborgen beheerkosten valt het meest te winnen. Met serverloze cloud print-management schrap je de printservers volledig: geen dure hardware, geen driverbeheer en veel minder IT-uren, zonder gedoe. Slimme functies zoals pull-printing (je print pas als je bij het apparaat staat) snijden verspilling en onnodige kleurpagina’s weg. In de praktijk levert dat vaak tot 30% besparing op je totale printkosten op. Wil je weten welke oplossing bij jouw organisatie past? Bekijk bijvoorbeeld Printix voor een volledig serverloze aanpak. We geven altijd merkonafhankelijk advies, zodat je de keuze maakt die jouw TCO het meest verlaagt.