Wat zijn print analytics? Uitleg en voordelen
Print analytics is het verzamelen, analyseren en visualiseren van gegevens over je printomgeving, zodat je precies ziet wie wat print, wanneer, op welk apparaat en tegen welke kosten. In plaats van gokken naar je printvolume krijg je harde cijfers: aantal pagina’s, kleur versus zwart-wit, dubbelzijdig printen en kosten per afdeling of medewerker. Kortom: van blinde vlek naar volledig overzicht, zonder gedoe.
Hoe werkt print analytics?
Je print management software registreert bij elke printopdracht een aantal gegevens: wie de opdracht verstuurt, wanneer, naar welk apparaat, hoeveel pagina’s het zijn en of het kleur of zwart-wit is. Al die data komt centraal binnen en wordt omgezet in overzichtelijke rapportages en dashboards. Zo hoef je zelf niets bij te houden of in spreadsheets te ploeteren; de software doet het werk en jij leest de conclusies af.
Bij moderne, serverloze oplossingen gebeurt dit volledig in de cloud. Je hebt dus geen printservers nodig om toch centraal inzicht te krijgen, ook als je meerdere locaties of thuiswerkers hebt.
Wat levert het je op?
- Kosten besparen: je ziet direct waar het printvolume vandaan komt en kunt gericht bijsturen, bijvoorbeeld met standaard dubbelzijdig of zwart-wit printen. In de praktijk levert dat tot 30% besparing op.
- Veiliger printen: je legt vast wie wat heeft geprint, wat helpt bij audits en naleving van richtlijnen zoals de AVG en ISO 27001.
- Betere beslissingen: je weet hoeveel apparaten je echt nodig hebt en waar ze het best staan, in plaats van te gokken.
- Bewuster printgedrag: inzicht per afdeling maakt medewerkers vanzelf zuiniger met printen.
Print analytics en cloudprinten
Print analytics is een vast onderdeel van vrijwel elke cloud print-oplossing. Pakketten zoals PaperCut, Printix, MyQ en YSoft SafeQ Cloud bieden standaard uitgebreide rapportages, gekoppeld aan Microsoft 365 of Google Workspace. Wil je weten welke oplossing het beste past bij jouw organisatie en welke inzichten je precies nodig hebt? Wij adviseren merkonafhankelijk, dus je krijgt een eerlijk advies zonder verkooppraatje.