Print analytics
Print analytics is het verzamelen, analyseren en visualiseren van gegevens over al het printen, kopiëren en scannen binnen een organisatie, zodat je precies ziet wie wat print, waar, hoeveel het kost en waar je kunt besparen. Je kunt het zien als printstatistieken of afdrukanalyse: alle printdata uit je omgeving wordt automatisch geregistreerd en omgezet in overzichtelijke rapporten en dashboards. In plaats van gokken op basis van onderbuikgevoel, neem je beslissingen over je printomgeving op basis van harde cijfers. Voor IT-beslissers, systeembeheerders en MSP’s is print analytics de manier om grip te krijgen op kosten, duurzaamheid en beveiliging, zonder gedoe.
Hoe werkt print analytics?
Print analytics draait op de motor van je print-managementsoftware. Elke keer dat iemand een printopdracht verstuurt, kopieert of scant, legt de software een zogeheten “transactie” vast: een gegevensregel met details over die handeling. Denk aan de gebruiker, het apparaat, het aantal pagina’s, kleur of zwart-wit, enkel- of dubbelzijdig, het tijdstip en de bijbehorende kosten.
Die transacties worden opgeslagen in een centrale database. De analytics-laag bovenop die database telt, groepeert en filtert al die gegevens. Vervolgens worden ze gepresenteerd als grafieken, tabellen en dashboards. Een dashboard is simpelweg een overzichtsscherm dat de belangrijkste cijfers in één oogopslag toont.
De meeste oplossingen bieden drie soorten inzichten. Standaardrapporten zijn kant-en-klaar en genereer je met één klik, bijvoorbeeld printvolume per afdeling of milieu-impact. Filters laten je inzoomen op één locatie, gebruikersgroep of periode. En met geplande rapporten stuurt de software automatisch een overzicht per e-mail naar bijvoorbeeld de finance-afdeling of een afdelingshoofd, zonder dat iemand er handmatig naar hoeft te kijken.
Bij moderne cloudoplossingen gebeurt dit allemaal serverloos: je hebt geen eigen printserver meer nodig om de data te verzamelen. Wil je weten hoe dat zit? Lees dan wat serverloos printen is.
Waarom is print analytics belangrijk?
Zonder inzicht in je printgedrag betaal je vaak te veel en mis je risico’s. Print analytics geeft je de knoppen om bij te sturen. De belangrijkste voordelen op een rij:
- Kostenbesparing: je ziet direct waar het geld naartoe gaat en kunt onnodig kleurgebruik of losse desktopprinters aanpakken.
- Kostenverdeling: je rekent printkosten toe aan de juiste afdeling, klant of kostenplaats.
- Duurzaamheid: je meet papier- en CO2-verbruik en stuurt op minder verspilling.
- Beveiliging en compliance: je houdt bij wie welk document heeft geprint, wat helpt bij audits en privacywetgeving.
- Capaciteitsplanning: je weet welke apparaten overbelast of juist nauwelijks gebruikt worden voordat je nieuwe hardware koopt.
- Onderbouwde beslissingen: je vervangt aannames door feiten bij het optimaliseren van je printomgeving.
Welke gegevens meet print analytics?
Om te begrijpen wat je uit analytics kunt halen, helpt het te zien welke gegevens er per handeling worden vastgelegd. Onderstaande tabel toont de meest voorkomende meetpunten en wat je ermee doet.
| Gegeven | Wat het meet | Waarvoor je het gebruikt |
|---|---|---|
| Volume | Aantal pagina’s per gebruiker, afdeling of apparaat | Kosten toewijzen en piekgebruik herkennen |
| Kleur vs. zwart-wit | Verhouding kleurenprints | Onnodig duur kleurgebruik terugdringen |
| Enkel- vs. dubbelzijdig | Papierverbruik per opdracht | Papier en kosten besparen via duplex |
| Apparaatgebruik | Belasting per printer of MFP | Onder- en overbenutte apparaten opsporen |
| Kosten | Prijs per pagina en totaal | Budgetten bewaken en TCO berekenen |
| Milieu-impact | Papier, energie en CO2 | Duurzaamheidsdoelen rapporteren |
Wil je de totale kosten van je printomgeving echt scherp krijgen? Combineer print analytics met een TCO-berekening, zodat je naast de zichtbare ook de verborgen kosten meeneemt.
Print analytics in de praktijk
Voorbeeld 1 — onderwijs. Een hogeschool zag de printkosten jaar na jaar oplopen zonder duidelijke oorzaak. Met print analytics werd zichtbaar dat studenten massaal kleurenprints van slides maakten en zelden dubbelzijdig printten. Door standaard zwart-wit en duplex in te stellen en per opleiding een dashboard te tonen, daalde het papierverbruik fors. De IT-afdeling kon bovendien twee nauwelijks gebruikte printers weghalen. Meer hierover lees je op de pagina over printen in het onderwijs.
Voorbeeld 2 — zorg. Een zorginstelling moest kunnen aantonen wie welke patiëntdocumenten had geprint, om te voldoen aan privacy-eisen. Print analytics leverde een volledig logboek van elke afdrukhandeling, gekoppeld aan de ingelogde gebruiker. Bij een audit kon de organisatie meteen de juiste rapporten overleggen. Dit sluit aan op de eisen die gelden voor de zorgsector en op NEN 7510 voor printen.
Print analytics en cloudprinten
Print analytics is een vast onderdeel van elke serieuze cloud print-managementoplossing die wij bij Cloudprinten.nl leveren. Of je nu kiest voor PaperCut met zijn uitgebreide rapportagemogelijkheden en één-klik-dashboards, voor Printix of voor MyQ: overal krijg je centraal inzicht in je printgedrag, ook als je omgeving verspreid is over meerdere locaties.
Het mooie van de cloud is dat de analytics-data automatisch samenkomt, zonder eigen server die je moet onderhouden. Overweeg je die stap? Bekijk dan onze cloudprint-oplossingen en het praktische stappenplan om je printserver te vervangen door de cloud. Analytics helpt je daarna om de winst zwart-op-wit aan te tonen.
Print analytics komen uit de rapportagemodule van je print management software.
Verwante termen
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen print analytics en print management?
Print management is het volledige beheer van je printomgeving, inclusief beveiligd printen, gebruikersbeheer en beleid. Print analytics is het onderdeel dat de data uit dat beheer verzamelt en inzichtelijk maakt. Analytics is dus de meet- en rapportagekant van print management.
Heb ik een printserver nodig voor print analytics?
Nee. Moderne cloudoplossingen verzamelen en analyseren printdata volledig serverloos. De gegevens komen samen in de cloud, zodat je geen eigen printserver hoeft te beheren om rapporten en dashboards te krijgen.
Is print analytics veilig voor de privacy?
Ja, mits je het goed inricht. De software registreert wie wat print, wat juist helpt bij compliance. Zolang je toegang tot de rapporten beperkt en afspraken maakt over bewaartermijnen, past dit binnen de AVG-eisen voor printen.
Hoe snel lever print analytics besparing op?
Vaak al binnen enkele weken. Zodra je de eerste rapporten ziet, worden onnodig kleurgebruik, enkelzijdig printen en overbodige apparaten meteen zichtbaar. Kleine beleidsaanpassingen, zoals standaard dubbelzijdig en zwart-wit, leveren direct een meetbaar resultaat op.