Print accounting

Print accounting is het automatisch registreren en toewijzen van alle printopdrachten binnen je organisatie, zodat je precies ziet wie wat print en die kosten kunt koppelen aan de juiste gebruiker, afdeling, kostenplaats of klant. Kortom: eindelijk grip op je printkosten, zonder handmatig turven. In het Nederlands hoor je het ook wel afdrukregistratie, printtracking of kostentoewijzing genoemd, en het is een vast onderdeel van moderne print management software.

Hoe werkt print accounting?

Elke keer dat iemand print, kopieert of scant, legt de software dat vast: wie, wanneer, hoeveel pagina’s, in kleur of zwart-wit, enkel- of dubbelzijdig, en op welk apparaat. Die gegevens worden gekoppeld aan een gebruiker (via inlog, pincode of pasje) en vaak aan een afdeling of kostenplaats. Zo bouw je een compleet en betrouwbaar overzicht op waarmee je kunt rapporteren, budgetten bewaken en kosten doorbelasten. Handig detail: dit werkt volledig serverloos via de cloud, dus zonder printservers en zonder gedoe voor jou als beheerder.

Wat levert het je op?

• Inzicht: je ziet in één oogopslag wie wat print en waar de kosten zitten.
• Besparing: door bewustwording en gerichte afspraken bespaar je vaak tot 30% op je printkosten.
• Eerlijk doorbelasten: reken printkosten door aan de juiste afdeling of klant (cost recovery en chargeback).
• Sturing met quota: stel printbudgetten of limieten per gebruiker of groep in.
• Duurzaamheid: minder onnodige prints betekent minder papier- en tonerverbruik.

Print accounting en cloudprinten

Print accounting zit standaard ingebakken in de meeste cloud print-oplossingen. In PaperCut is uitgebreide accounting en rapportage bijvoorbeeld een kernfunctie, en ook oplossingen als Printix, MyQ en YSoft SafeQ Cloud registreren printgebruik per gebruiker. Werk je in het onderwijs of de zorg, waar kosten vaak per afdeling of leerjaar verdeeld worden? Dan is print accounting onmisbaar. Twijfel je welke oplossing bij jou past? We geven merkonafhankelijk advies en helpen je graag met een keuze die echt werkt, gekoppeld aan Microsoft 365 of Google Workspace.