Wat is interne doorbelasting (chargeback) van printkosten?
Interne doorbelasting (chargeback) van printkosten is het toewijzen en daadwerkelijk doorberekenen van printkosten aan de afdeling, kostenplaats, klant of het project dat ze veroorzaakt. In plaats van dat printen op één grote centrale post blijft staan, betaalt elk team zijn eigen prints en scans. Zo zie je meteen waar het papier naartoe gaat, en dat drukt de kosten vaak vanzelf.
Hoe werkt het?
Je koppelt elke gebruiker aan een afdeling en kostenplaats. Zodra iemand print of kopieert, registreert je print-managementsoftware het aantal pagina’s, of het kleur of zwart-wit is, enkel- of dubbelzijdig, en welk apparaat is gebruikt. Op basis van jouw eigen paginatarieven rekent het systeem de kosten uit en boekt die op de juiste post.
Belangrijk om te weten: er zijn twee smaken. Bij showback laat je alleen zien wat elke afdeling verbruikt, puur voor bewustwording. Bij chargeback ga je een stap verder en factureer je de kosten intern echt door, zodat het budget van de afdeling het voelt. Veel organisaties starten met showback en schakelen daarna over naar chargeback.
Wat levert het je op?
- Eerlijke kostenverdeling: elke afdeling of klant betaalt precies zijn eigen verbruik, geen kruissubsidie meer.
- Minder printen: zodra kosten zichtbaar en voelbaar worden, daalt het volume vaak zonder dat je iets hoeft te verbieden.
- Grip en rapportage: je krijgt overzichten per afdeling, locatie of project en spot uitschieters in één oogopslag.
- Soepele boekhouding: exporteer de cijfers of koppel ze aan je ERP- of boekhoudsysteem voor een zuivere verrekening.
De rol van cloudprinten
In een cloud print-omgeving werkt doorbelasting extra prettig, omdat gebruikers zich toch al identificeren bij het apparaat. Combineer je chargeback met follow-me printing, dan logt iedereen in met een pas, code of app voordat een print vrijkomt. Elke pagina is dan gegarandeerd aan de juiste persoon en kostenplaats gekoppeld, zonder handmatig gedoe.
Oplossingen zoals PaperCut hebben dit soort accounting en doorbelasting standaard aan boord. Wil je weten welke opzet bij jouw organisatie past? Wij denken graag met je mee.