AVG (GDPR) en printen

De AVG (in het Engels de GDPR) betekent voor printen dat jij verplicht bent om persoonsgegevens op papier net zo goed te beschermen als digitale data, zodat vertrouwelijke documenten niet zomaar onbeheerd bij de printer belanden. De wet noemt printen niet met zoveel woorden, maar eist wel dat je “passende technische en organisatorische maatregelen” neemt. Een uitdraai met klant-, personeels- of patiëntgegevens die op de printer blijft liggen, is namelijk gewoon een datalek. Kort gezegd: alles wat je print, moet je kunnen beveiligen, herleiden en op tijd opruimen.

Waarom raakt de AVG juist de printer?

De printer is vaak het vergeten gaatje in je informatiebeveiliging. Je regelt wachtwoorden, encryptie en toegangsrechten in je software, maar bij het printerapparaat op de gang liggen documenten open en bloot. Iemand die z’n print vergeet, een bezoeker die meeleest, een uitdraai die in de verkeerde stapel verdwijnt: het zijn precies de situaties waar de AVG voor bedoeld is. Voor sectoren die met gevoelige gegevens werken, zoals de zorg en het onderwijs, weegt dat extra zwaar.

Zo maak je printen AVG-proof

Het goede nieuws: je hoeft er geen jurist voor te zijn. Met moderne cloud print-management software regel je de belangrijkste maatregelen in één keer, zonder ingewikkelde printservers. Dit levert het je op:

• Veilig vrijgeven (pull printing): je document komt pas uit de printer als jij je identificeert met een pas, pincode of je telefoon. Zo blijft er nooit iets onbeheerd liggen.
• Toegangsrechten en beleid: je bepaalt per gebruiker of afdeling wie wat mag printen, scannen en kopiëren.
• Automatisch opruimen: niet-opgehaalde printjobs worden na een ingestelde tijd vanzelf verwijderd.
• Versleutelde verbindingen: je documenten reizen beveiligd van apparaat naar printer.
• Inzicht en logging: je ziet wie wat wanneer printte, handig om een datalek aan te tonen of juist te voorkomen.

Meer dan printen: ook scannen valt onder de AVG

Persoonsgegevens gaan niet alleen het papier op, maar ook weer terug de digitale wereld in. Met een scan-oplossing als OptimiDoc Cloud digitaliseer je documenten en route je ze via OCR direct en veilig naar Microsoft 365, Google Workspace, e-mail of de juiste map, zonder losse bestanden die blijven rondslingeren. Wil je weten welke oplossing bij jouw organisatie past? Bekijk onze cloudprint-oplossingen voor onafhankelijk advies. Zo maak je van de printer geen risico, maar een veilig onderdeel van je AVG-beleid, zonder gedoe.

Verder lezen: Beveiligd printen: AVG & NEN 7510-proof zonder gedoe.