Beveiligd printen betekent dat een document pas uit de printer komt op het moment dat jij er zelf bij staat en je hebt geïdentificeerd, dat de printtaak onderweg versleuteld is, en dat achteraf te herleiden is wie wat wanneer heeft geprint. Zo houd je persoonsgegevens uit verkeerde handen en voldoe je aan de AVG en (voor de zorg) NEN 7510. In dit artikel lees je waar het misgaat bij onbeveiligd printen en met welke maatregelen je printomgeving in één kea veilig én compliant maakt, zonder ingewikkelde infrastructuur.
Waarom de printer een blinde vlek is in je beveiliging
De meeste organisaties beveiligen laptops, mail en cloudopslag tot in de puntjes, maar vergeten dat de printer óók persoonsgegevens verstuurt, verwerkt én tijdelijk opslaat. Daarmee valt hij gewoon onder de AVG. Een printtaak die onbeheerd op de uitvoerlade blijft liggen, is een van de meest voorkomende oorzaken van een datalek. Niet door hackers, maar simpelweg doordat een collega vergeet zijn document op te halen of iemand anders het per ongeluk meepakt.
Wat vaak vergeten wordt: moderne multifunctionals slaan printtaken tijdelijk op hun harde schijf op. Zonder de juiste instellingen kunnen die gegevens later worden uitgelezen. En zolang printverkeer over een klassieke, gedeelde printqueue loopt, past het niet in een zero-trust-aanpak, waarin je nooit zomaar iets of iemand vertrouwt.
De grootste risico’s van onbeveiligd printen
- Documenten blijven onbeheerd liggen: gevoelige informatie ligt voor iedereen zichtbaar op de printer.
- Verkeerde persoon pakt de print mee: een salarisstrook of patiëntdossier belandt bij een collega.
- Onversleuteld printverkeer: data die over het netwerk gaat, kan worden onderschept.
- Geen inzicht achteraf: zonder logging weet je niet wie wat heeft geprint, wat een datalekmelding lastig maakt.
- Groot aanvalsoppervlak: elke printserver is een extra systeem dat onderhouden en beveiligd moet worden.
De maatregelen die printen veilig én compliant maken
1. Secure print release en pull printing
Met secure print release komt je document pas uit de printer nadat je je bij het apparaat hebt geïdentificeerd, bijvoorbeeld met een pasje, pincode of via je M365-account. Bij pull printing (ook wel follow-me printing) staat je taak veilig in de wachtrij en haal je hem op bij élke printer die jou uitkomt. Zo blijft er nooit meer iets liggen en creëer je meteen een schone audit trail.
2. Encryptie van begin tot eind
Printtaken horen versleuteld te zijn onderweg (in transit) én tijdens tijdelijke opslag (at rest). Zo kan niemand data onderscheppen of van een schijf plukken. Bij moderne cloudoplossingen is dit standaard geregeld.
3. Audit trail en centraal inzicht
Je wilt precies kunnen zien wie wat, wanneer en waar heeft geprint. Die logging is niet alleen handig voor kostenbeheer, maar cruciaal om bij een incident snel te bepalen of er echt een datalek is en wie geïnformeerd moet worden.
4. Serverloos = kleiner aanvalsoppervlak
Elke printserver is een systeem dat je moet patchen, monitoren en beveiligen. Met serverloos printen verdwijnen die servers uit je netwerk. Minder systemen betekent letterlijk minder plekken waar het mis kan gaan, precies wat een zero-trust-strategie beoogt.
Onbeveiligd versus beveiligd printen in één oogopslag
| Aspect | Onbeveiligd printen | Beveiligd printen (cloud) |
|---|---|---|
| Documenten ophalen | Direct, blijft vaak liggen | Pas na identificatie bij printer |
| Printverkeer | Vaak onversleuteld | End-to-end versleuteld |
| Inzicht wie wat printte | Geen of beperkt | Volledige audit trail |
| Infrastructuur | Printservers per locatie | Serverloos, cloud-native |
| Aanvalsoppervlak | Groot | Klein (zero-trust-ready) |
| AVG / NEN 7510 | Risicovol | Aantoonbaar compliant |
Extra aandacht voor zorg en onderwijs
In de zorg werk je met bijzonder gevoelige patiëntgegevens. Naast de AVG geldt hier de norm NEN 7510 voor informatiebeveiliging. Secure print release en een sluitende audit trail zijn dan geen luxe maar een harde eis: een patiëntdossier mag simpelweg niet op de printer blijven liggen.
In het onderwijs spelen weer andere uitdagingen: veel wisselende gebruikers, meerdere locaties en een strak IT-budget. Cloudprinten met identificatie per gebruiker houdt cijferlijsten en persoonsgegevens veilig, terwijl je met budgetten en quota grip houdt op de kosten. Onze cloudprint-oplossingen zijn merkonafhankelijk, dus we adviseren wat écht bij jouw situatie past, niet wat wij toevallig verkopen.
Benieuwd wat beveiligd én serverloos printen jou oplevert? Reken het snel uit met onze besparingscalculator: organisaties besparen tot 30% op hun printkosten en maken hun omgeving in één beweging compliant.
Veelgestelde vragen
Valt onze printer echt onder de AVG?
Ja. Een printer verwerkt en bewaart persoonsgegevens (denk aan namen, adressen, dossiers), en daarmee valt hij net als je andere IT-systemen onder de AVG. Een document dat onbeheerd op de printer ligt, telt als een datalek zodra een onbevoegde het kan inzien.
Wat is het verschil tussen secure print release en pull printing?
Secure print release houdt een taak vast tot je je bij de printer identificeert. Pull printing gaat een stap verder: je taak volgt jou, zodat je hem bij elke gekoppelde printer kunt ophalen. In de praktijk worden ze vaak samen ingezet voor maximale veiligheid en gemak.
Maakt serverloos printen ons echt veiliger?
Ja. Zonder printservers heb je minder systemen die onderhouden en beveiligd moeten worden, en dus een kleiner aanvalsoppervlak. Het printverkeer loopt versleuteld via de cloud, wat naadloos aansluit op een zero-trust-aanpak.
Werkt beveiligd printen samen met Microsoft 365?
Zeker. Moderne oplossingen als Printix, PaperCut en MyQ integreren met Microsoft 365 en Google Workspace. Gebruikers identificeren zich met hun bestaande account, dus je hoeft geen aparte inloggegevens te beheren.