Managed Print Services (MPS)
Managed Print Services (MPS) is een dienstmodel waarbij je het beheer van je complete printomgeving uitbesteedt aan één gespecialiseerde partij, die de printers en multifunctionals levert, het toner- en onderhoudsbeheer regelt, het gebruik op afstand monitort en alles samenvat in één voorspelbaar maandtarief. Kort gezegd: iemand anders zorgt dat er altijd geprint kan worden, terwijl jij grip houdt op kosten, beveiliging en verbruik. Je hoort ook wel de Nederlandse termen “printbeheer als dienst” of “beheerde printdiensten”, maar de afkorting MPS is de standaard. Het draait om drie dingen: minder gedoe voor je IT-afdeling, lagere en beter voorspelbare printkosten, en meer inzicht in wat er écht gebeurt op je printers.
Hoe werkt Managed Print Services?
MPS begint bijna altijd met een assessment: een inventarisatie van je bestaande printomgeving. De leverancier brengt in kaart welke apparaten je hebt, hoeveel er per apparaat en per afdeling geprint wordt, wat dat kost en waar knelpunten zitten. Denk aan een verouderde printer die vlokaal veel storingen geeft, of vijf toestellen op een verdieping waar er twee zouden volstaan.
Op basis van die analyse volgt fleet optimalisatie: het “right-sizen” van je machinepark. Overbodige apparaten verdwijnen, en de resterende toestellen — vaak moderne multifunctionals (MFP’s), apparaten die printen, scannen, kopiëren en faxen combineren — worden slim geplaatst. Wil je precies weten wat zo’n alleskunner is? Lees dan wat een multifunctional (MFP) is.
Daarna komt het lopende beheer. De leverancier monitort je fleet op afstand met beheersoftware: die telt tellerstanden, signaleert bijna-lege toner (die automatisch wordt nabesteld en opgestuurd) en meldt storingen vaak vóórdat jij ze merkt. Onderhoud en reparaties zitten in het contract. Betalen doe je meestal via een vast bedrag plus een prijs per afgedrukte pagina — de zogeheten cost-per-page.
Belangrijk voor de moderne IT-omgeving: MPS gaat vaak hand in hand met print management-software en steeds vaker met de cloud. In plaats van een lokale printserver draait de beheerlaag dan als clouddienst. Dat heet serverloos printen en het maakt een MPS-contract toekomstbestendig, want je hoeft geen dure serverhardware meer te onderhouden.
Waarom kiezen organisaties voor MPS?
- Voorspelbare kosten. Eén maandbedrag in plaats van losse aanschaf, verrassende tonerfacturen en onvoorziene reparaties. Handig voor je budgettering.
- Minder werk voor IT. Geen tonerkasten meer bijhouden, geen storingen zelf oplossen. Je systeembeheerders houden tijd over voor werk dat er echt toe doet.
- Inzicht en controle. Rapportages laten zien wie, wat en hoeveel print — tot op afdelings- of gebruikersniveau. Zo spoor je verspilling op.
- Betere beveiliging. MPS bevat vaak beveiligd printen, waarbij documenten pas uit de printer komen als de gebruiker zich bij het apparaat identificeert.
- Duurzaamheid. Minder apparaten, minder papier- en tonerverspilling en efficiënter energieverbruik verkleinen je footprint.
- Schaalbaarheid. Groeit je organisatie of open je een locatie? Het contract groeit mee zonder grote investering.
MPS vergeleken: uitbesteden, zelf doen of cloud print management?
MPS en cloud print management worden vaak in één adem genoemd, maar het zijn niet hetzelfde. MPS is het dienstmodel (wie het beheer doet); cloud print management is de techniek (waar de printinfrastructuur draait). In de praktijk combineer je ze vaak. De tabel zet de opties naast elkaar.
| Aspect | Zelf beheren (in-house) | Managed Print Services (MPS) | Cloud print management |
|---|---|---|---|
| Wat het is | Je koopt en beheert alles zelf | Dienstmodel: beheer uitbesteed | Software/techniek in de cloud |
| Verantwoordelijkheid | Volledig bij jou/IT | Bij de leverancier | Gedeeld; jij configureert |
| Kostenstructuur | Investering + wisselende kosten | Vast bedrag + cost-per-page | Abonnement per gebruiker/apparaat |
| Printserver nodig? | Ja, lokaal | Steeds vaker niet | Nee, serverloos |
| Inzicht/rapportage | Beperkt, handmatig | Uitgebreid, automatisch | Uitgebreid, real-time |
Software zoals Printix, PaperCut en MyQ vormt vaak de motor onder een modern MPS-contract. Zij leveren de rapportage, de beveiliging en de serverloze infrastructuur; MPS voegt daar de menselijke service, hardware en het toner- en onderhoudsbeheer aan toe.
MPS in de praktijk: twee voorbeelden
Onderwijs — een middelbare school met 1.200 leerlingen. De school had losse printers in elk docentenkantoor en een oude printserver die regelmatig uitviel rond tentamenweken. Met een MPS-contract werden de apparaten teruggebracht tot een handvol robuuste multifunctionals met follow-me printen: docenten sturen hun printopdracht en halen die op bij elk toestel na een tikje met de pasjes. Toner wordt automatisch bijbesteld, de printserver is vervangen door de cloud en de rapportage laat zien dat het papiergebruik met een derde daalde. Meer over deze aanpak lees je bij onderwijs.
Zorg — een zorginstelling met meerdere locaties. Hier draait alles om privacy: patiëntgegevens mogen niet zomaar op een printer blijven liggen. Via MPS met secure print release komen documenten pas uit het apparaat na identificatie met een zorgpas. Dat helpt de instelling voldoen aan NEN 7510 en de AVG. De IT-afdeling, die maar klein is, wordt volledig ontzorgd: onderhoud, verbruik en beveiliging liggen bij de leverancier. Zie ook zorg.
MPS en cloudprinten: zo pakt Cloudprinten.nl het aan
Bij Cloudprinten.nl combineren we het MPS-gedachtegoed — ontzorgen, voorspelbare kosten, volledig beheer — met moderne, serverloze cloudtechniek. In plaats van een kwetsbare lokale printserver draait je printbeheer in de cloud, met bewezen software als YSoft SafeQ Cloud of OptimiDoc Cloud. Als onderdeel van JWS Print & Document Solutions, met 45+ jaar ervaring en de status van oudste Konica Minolta-dealer van Nederland, kennen we zowel de hardware als de software van binnen en van buiten.
- Benieuwd wat er allemaal mogelijk is? Bekijk onze cloudprint-oplossingen.
- Overweeg je de stap naar de cloud? Volg ons stappenplan om je printserver te vervangen.
- Ben je een MSP of IT-partner? Ontdek hoe we samenwerken via IT-partner.
- Wil je grip op de echte kosten? Lees wat een printserver kost en over total cost of ownership (TCO).
Bij MPS neemt de dienstverlener het beheer over, meestal bovenop print management software.
Verwante termen
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen MPS en cloud print management?
MPS is een dienstmodel: je besteedt het volledige beheer van je printomgeving (hardware, toner, onderhoud, monitoring) uit aan één partij. Cloud print management is de techniek waarmee dat beheer in de cloud draait, zonder lokale printserver. Ze sluiten elkaar niet uit — een modern MPS-contract gebruikt cloud print management als fundament.
Voor welke organisaties is MPS geschikt?
MPS loont zodra je meerdere printers en een noemenswaardig printvolume hebt, of wanneer je IT-afdeling te veel tijd kwijt is aan printerbeheer. Denk aan scholen, zorginstellingen, gemeenten en mkb-bedrijven met meerdere locaties. Ook kleinere organisaties profiteren van de voorspelbare kosten en het ontzorgen.
Wat kost Managed Print Services?
Je betaalt doorgaans een vast maandbedrag gecombineerd met een prijs per afgedrukte pagina (cost-per-page). Wat je precies betaalt hangt af van het aantal apparaten, je printvolume en de gewenste diensten zoals beveiligd printen. Het voordeel is de voorspelbaarheid: geen losse tonerfacturen of verrassende reparatiekosten meer.
Heb ik nog een printserver nodig met MPS?
Steeds vaker niet. Moderne MPS-oplossingen draaien serverloos in de cloud, waardoor je geen dure serverhardware meer hoeft aan te schaffen en te onderhouden. Dat maakt je printomgeving eenvoudiger, veiliger en beter schaalbaar. Wil je weten hoe die overstap eruitziet, bekijk dan ons stappenplan.