Multifunctional (MFP)
Een multifunctional (MFP, voluit multifunction printer of multifunctioneel apparaat) is één apparaat dat printen, scannen, kopiëren en vaak ook faxen combineert in plaats van dat je daar losse machines voor nodig hebt. Je kent het waarschijnlijk als de grote “printer” midden op de afdeling waar iedereen naartoe loopt. In het Nederlands hoor je ook wel all-in-one-printer, kopieermachine of gewoon “de MFP”. In zakelijke omgevingen is de multifunctional al jaren het kloppende hart van de documentstroom: alles wat op papier binnenkomt of naar buiten gaat, passeert dit apparaat. In dit artikel leggen we rustig en volledig uit wat een multifunctional is, wat hij allemaal kan, hoe je de juiste kiest en hoe hij past in een moderne, veilige cloudprint-omgeving.
Wat kan een multifunctional allemaal?
De kracht van een multifunctional zit in de combinatie van functies in één behuizing. De vier klassieke functies zijn:
- Printen — afdrukken vanaf je computer, telefoon of tablet, in zwart-wit of kleur, enkel- of dubbelzijdig.
- Scannen — papieren documenten digitaliseren naar een doorzoekbaar bestand en rechtstreeks versturen naar je e-mail, een map, SharePoint of de cloud. Meer hierover lees je bij scan-to-email en scan-to-folder.
- Kopiëren — een fysiek document dupliceren, vergroten, verkleinen of nieten.
- Faxen — nog altijd aanwezig op veel modellen, vooral in de zorg en de juridische sector waar fax soms verplicht blijft.
Moderne multifunctionals gaan verder dan dit rijtje. Ze hebben een touchscreen, ondersteunen follow-me printing, kunnen documenten met OCR (tekstherkenning) omzetten naar bewerkbare bestanden, en draaien apps direct op het apparaat voor bijvoorbeeld factuurverwerking of het routeren van scans naar de juiste afdeling.
Hoe werkt een multifunctional?
Onder de kap zitten eigenlijk meerdere machines die samenwerken. Voor printen gebruikt de MFP meestal lasertechnologie: een lichtstraal tekent je document als een elektrische lading op een ronddraaiende drum, waarna toner (fijn poeder) precies op die plekken plakt en met warmte op het papier wordt gesmolten. Voor scannen en kopiëren zit er een scankop in die het document regel voor regel afleest via een glasplaat of een automatische documentinvoer (ADF), waarmee je een hele stapel in één keer inscant.
Al die functies worden aangestuurd door een ingebouwde controller: een kleine computer met eigen besturingssysteem. Die controller regelt de wachtrij, de gebruikersauthenticatie (bijvoorbeeld inloggen met een pasje) en de verbinding met je netwerk of met de cloud. Juist die controller maakt de moderne MFP zo krachtig — én maakt beveiliging belangrijk, want het is feitelijk een netwerkapparaat met een harde schijf vol documenten.
Multifunctional versus losse apparaten
Waarom kiezen organisaties voor één multifunctional in plaats van een aparte printer, scanner en kopieerapparaat? Onderstaande tabel zet het naast elkaar.
| Aspect | Losse apparaten | Multifunctional (MFP) |
|---|---|---|
| Ruimtebeslag | Meerdere apparaten, veel ruimte | Eén apparaat |
| Aanschaf & onderhoud | Per apparaat aparte kosten en contracten | Eén contract, één leverancier |
| Verbruik | Meer stroom en losse voorraden | Efficiënter, minder toner-/papiersoorten |
| Bediening | Verschillende menu’s en drivers | Eén vertrouwde interface |
| Beheer | Versnipperd | Centraal, ideaal voor fleet management |
| Workflow | Handmatig schakelen tussen apparaten | Scannen, printen en kopiëren op één plek |
Waar let je op bij de keuze van een multifunctional?
Niet elke MFP past bij elke organisatie. Loop deze punten langs voordat je kiest:
- Volume: hoeveel pagina’s print en scan je per maand? Kies een apparaat met een passende “duty cycle” zodat het niet oververhit raakt of juist overgedimensioneerd is.
- A4 of A3: heb je grotere formaten nodig (tekeningen, posters), dan is een A3-multifunctional handig; anders volstaat A4.
- Kleur of zwart-wit: kleur is duurder per pagina — bepaal of je het echt overal nodig hebt of via kleurbeleid stuurt.
- Snelheid: uitgedrukt in pagina’s per minuut (ppm); belangrijk op drukke afdelingen.
- Afwerking (finishing): nieten, perforeren of boekjes maken? Dan heb je een finisher-module nodig.
- Beveiliging: ondersteunt het apparaat veilig vrijgeven, encryptie en het veilig wissen van de harde schijf?
- Integratie: werkt het samen met je cloudprint-software, Microsoft 365 en je scanbestemmingen?
De multifunctional in de praktijk
Voorbeeld 1 — zorg. Een zorginstelling heeft op elke afdeling een multifunctional staan. Verpleegkundigen scannen intakeformulieren rechtstreeks naar het patiëntendossier en printen medicatielijsten. Omdat het om gevoelige gegevens gaat, staat elk apparaat op secure print release: een document komt pas uit de printer als de medewerker zich met de personeelspas identificeert. Zo waait er nooit een medicatielijst rond op een gang. Lees meer over printen in de zorg.
Voorbeeld 2 — onderwijs. Een hogeschool heeft tientallen multifunctionals verspreid over meerdere gebouwen. Studenten printen vanaf hun laptop of telefoon en halen hun werk op bij een willekeurig apparaat. De IT-afdeling beheert alle apparaten centraal, ziet in één dashboard welke MFP toner nodig heeft, en stuurt met quota het printvolume. Hoe dat werkt, lees je bij onderwijs.
Beveiliging: de multifunctional is een computer
Wat vaak wordt vergeten: een multifunctional slaat documenten tijdelijk (soms permanent) op een interne harde schijf op. Zonder maatregelen is dat een privacyrisico. Goede apparaten bieden daarom versleuteling van de schijf, het automatisch en veilig wissen van verwerkte opdrachten, en gebruikersauthenticatie. In combinatie met cloud print-management til je dat naar een hoger niveau: opdrachten worden versleuteld verstuurd, pas bij het apparaat vrijgegeven en volledig gelogd voor de AVG. Zo wordt de MFP van een zwakke plek juist een sterk, controleerbaar onderdeel van je informatiebeveiliging.
De multifunctional en cloudprinten
Een moderne multifunctional draait het best in een serverloze opzet. In plaats van een lokale printserver die alle apparaten aanstuurt, koppel je je MFP’s aan een cloudplatform. Dat betekent serverloos printen, centraal beheer van al je apparaten, en printen vanaf elke locatie. Cloudprinten.nl is merkonafhankelijk: we koppelen je bestaande multifunctionals — of ze nu van Konica Minolta, Canon, Ricoh of een ander merk zijn — aan de juiste software. Benieuwd wat je bespaart door de printserver te vervangen? Bekijk wat een printserver kost of ontdek onze cloudprint-oplossingen.
Verwante termen
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een multifunctional en een gewone printer?
Een gewone (single-function) printer kan alleen afdrukken. Een multifunctional combineert printen, scannen, kopiëren en vaak faxen in één apparaat. Voor organisaties die documenten ook digitaliseren en dupliceren is een MFP daardoor bijna altijd de logische keuze.
Is een multifunctional geschikt voor thuiswerken?
Zeker. Met cloudprint-software print je vanaf huis naar de multifunctional op kantoor, of je haalt een klaargezette opdracht op zodra je er bent. Je hebt geen VPN of lokale printserver meer nodig; alles loopt veilig via de cloud.
Hoe veilig is een multifunctional?
Dat hangt af van de instellingen. Omdat een MFP documenten opslaat en aan het netwerk hangt, is het belangrijk om schijfversleuteling, veilig vrijgeven en het automatisch wissen van opdrachten aan te zetten. Met cloud print-management voeg je encryptie, authenticatie en volledige logging toe, waarmee je ook AVG- en NEN 7510-proof werkt.
Kan ik mijn bestaande multifunctionals blijven gebruiken bij cloudprinten?
Ja. Cloudprint-oplossingen zijn merkonafhankelijk en werken met vrijwel alle moderne multifunctionals. Je hoeft dus geen nieuwe hardware aan te schaffen om over te stappen op serverloos, veilig printen.