Wat is scan-to-email en scan-to-folder?

Scan-to-email en scan-to-folder zijn twee scanfuncties van een multifunctional waarmee je een papieren document digitaliseert en direct op de juiste plek aflevert: bij scan-to-email gaat de scan als bijlage naar een e-mailadres, bij scan-to-folder wordt hij opgeslagen in een (netwerk)map. Kort gezegd: je scant één keer en het bestand staat meteen waar je het nodig hebt, zonder dat je iets hoeft over te typen of door te sturen.

Hoe werkt het?

Je legt je document op de multifunctional (MFP) en kiest op het scherm een bestemming. Bij scan-to-email verstuurt het apparaat de scan als PDF- of JPG-bijlage naar één of meer mailadressen. Bij scan-to-folder zet het apparaat het bestand neer in een gedeelde netwerkmap, bijvoorbeeld op een server of in een clouddrive, waar collega’s er verder mee werken.

Vuistregel: e-mail is handig als je iets snel naar een specifieke persoon of externe partij stuurt. Een map is beter voor archiveren en voor documenten die door een team of een vervolgproces worden opgepakt.

Wat levert het je op?

• Minder handwerk: geen document eerst inscannen op je pc en dan pas versturen of opslaan.
• Sneller digitaliseren: papieren post, contracten en formulieren staan in seconden digitaal klaar.
• Betere vindbaarheid: scans komen in een vaste map terecht in plaats van in losse mailboxen.
• Kostenbesparing: minder printen, kopiëren en fysiek archiveren.

Aandachtspunten en de link met slim scannen

De basisfuncties zijn krachtig, maar hebben grenzen: een gescand PDF’je is vaak niet doorzoekbaar, bestanden krijgen kryptische namen en er is weinig grip op waar gevoelige documenten belanden. Zeker als je met persoonsgegevens werkt, is dat relevant voor de AVG.

Wil je documenten automatisch laten herkennen (OCR), netjes benoemen en naar de juiste map of applicatie routeren, dan til je scan-to-folder naar een slimme scanworkflow met een oplossing als OptimiDoc Cloud. Zo verandert scannen van “bestand ergens neerzetten” in een proces dat het werk echt uit handen neemt, zonder gedoe.