Wat is een documentmanagementsysteem (DMS)?

Een documentmanagementsysteem (DMS) is software waarmee je alle digitale documenten van je organisatie op één centrale, beveiligde plek opslaat, beheert en razendsnel terugvindt. In plaats van losse mappen op ieders computer of stapels papier heb je één bron van waarheid: veilig, vindbaar en altijd de juiste versie.

Hoe werkt een DMS?

Een DMS slaat niet alleen het bestand op, maar ook slimme kenmerken (metadata) zoals auteur, datum, categorie en status. Daardoor vind je een document terug op inhoud in plaats van op een mapnaam die je bent vergeten. Verder houdt het systeem versies bij, regelt het wie wat mag zien of bewerken, en legt het vast wie wanneer iets heeft aangepast. Zo werk je met één actuele versie zonder gedoe met “definitief_v3_echt-definitief”.

Wat levert het je op?

• Tijdwinst: je zoekt niet meer, je vindt. Documenten staan een zoekopdracht van je vandaan.
• Minder fouten: altijd één actuele versie, geen dubbele bestanden die langs elkaar heen leven.
• Beter beveiligd: toegangsrechten per gebruiker en een logboek van wie wat deed.
• Aantoonbare compliance: handig bij audits en bij eisen rond de AVG en informatiebeveiliging.
• Kostenbesparing: minder papier, minder archiefruimte en minder handmatig werk.

DMS en cloudprinten: hoe hangt dat samen?

Een DMS wordt pas echt krachtig als documenten er automatisch in belanden. Precies daar komt je printomgeving in beeld. Met scan- en capture-oplossingen scan je vanaf je multifunctional een document rechtstreeks naar de juiste map in je DMS, netjes voorzien van de juiste kenmerken. OptimiDoc Cloud is hier een mooi voorbeeld van: het herkent, verwerkt en routeert gescande documenten automatisch naar je DMS, e-mail of cloudopslag.

Zo sluit je papieren instroom naadloos aan op je digitale beheer. Wil je weten hoe je print- en documentstromen slim regelt vanuit de cloud? Lees dan verder over print management. Twijfel je welke oplossing bij jouw organisatie past? Wij denken graag met je mee.