Wat is OptimiDoc Cloud? Uitleg en voordelen

OptimiDoc Cloud is een cloudgebaseerde scan- en documentworkflow-oplossing waarmee je papieren documenten rechtstreeks vanaf je multifunctional digitaliseert en, met OCR, automatisch omzet naar doorzoekbare bestanden die naar de juiste bestemming worden gestuurd. In gewone taal: je legt een stapel papier op de scanner, drukt op een knop, en het document belandt keurig als doorzoekbare PDF (of Word/Excel) in je M365, Google Workspace, e-mail of netwerkmap. Zonder handmatig slepen, hernoemen of natypen.

Belangrijk om te weten: OptimiDoc Cloud draait om digitaliseren en routeren van documenten, niet om beveiligd printen (pull printing). Wil je juist grip op je printomgeving, kijk dan bij de andere cloudprint-oplossingen. OptimiDoc en pull printing vullen elkaar prima aan.

Hoe werkt OptimiDoc Cloud?

Je scant een document via het scherm van je multifunctional, een scanner of een desktop-app. OptimiDoc herkent de tekst met OCR (tekstherkenning), zet het bestand om naar een doorzoekbaar formaat en geeft het automatisch een logische bestandsnaam en metadata mee. Vervolgens stuurt het platform het document naar een vooraf ingestelde bestemming: SharePoint, OneDrive, Google Drive, Dropbox, e-mail, een netwerkmap of een DMS/ERP-systeem. Het beheer verloopt volledig via de cloud, dus zonder eigen scanservers of losse drivers op elke werkplek.

Wat levert het op?

• Minder handwerk: scannen, herkennen, benoemen en opslaan gebeurt in één handeling.
• Alles doorzoekbaar: dankzij OCR vind je later elk document razendsnel terug.
• Serverloos: geen scanserver om te onderhouden of te patchen, minder gedoe voor IT.
• Naadloze integratie: documenten landen direct in je Microsoft 365- of Google Workspace-omgeving.
• Veilig en gestructureerd: vaste workflows zorgen dat gevoelige documenten op de juiste plek terechtkomen.

Voor wie is OptimiDoc Cloud interessant?

OptimiDoc Cloud is vooral waardevol voor organisaties die veel papieren documenten verwerken en die willen digitaliseren zonder ingewikkelde infrastructuur. Denk aan administraties, HR- en finance-afdelingen, maar ook aan sectoren met veel documentstromen zoals het onderwijs. Wil je weten of OptimiDoc Cloud bij jouw situatie past, of hoe het samenwerkt met beveiligd printen? Bekijk dan de volledige OptimiDoc Cloud-oplossing of vraag om onafhankelijk advies. We denken merkonafhankelijk met je mee, zodat je de keuze maakt die echt bij je organisatie past.