YSoft SafeQ Cloud
YSoft SafeQ Cloud is een cloud-native print- en scanplatform van de Tsjechische fabrikant Y Soft, waarmee je veilig print, scant en beheert zonder eigen printserver. Het draait volledig in de cloud, werkt met vrijwel elk merk printer of multifunctional (MFP) en combineert beveiligd printen, follow-me printen en geautomatiseerde scanworkflows in één omgeving. Je ziet de term ook wel geschreven als YSoft SAFEQ Cloud, SafeQ Cloud of simpelweg SAFEQ. Dit artikel is vooral relevant voor IT-beheerders, IT-beslissers en managed service providers (MSP’s) die hun printbeheer willen moderniseren zonder gedoe met lokale servers en VPN’s.
Hoe werkt YSoft SafeQ Cloud?
YSoft SafeQ Cloud vervangt de klassieke printserver door een dienst die in de cloud draait. Een printserver is de centrale computer die vroeger alle printopdrachten verzamelde en doorstuurde naar de juiste printer. SafeQ Cloud neemt die rol over, zodat jij geen fysieke server meer hoeft te beheren, updaten of vervangen. Onder de motorkap werkt het in een paar duidelijke stappen.
- Printen vanaf elk apparaat. Een medewerker klikt op “afdrukken” vanaf een laptop, telefoon of Chromebook. De opdracht gaat niet direct naar een printer, maar naar een beveiligde wachtrij (queue) in de cloud.
- De opdracht wordt vastgehouden. Het document blijft veilig in de cloud staan en komt er nog niet uit. Dit heet pull printing of secure print release: het document wordt pas “opgehaald” als jij erbij staat.
- Authenticatie bij de printer. Je loopt naar een willekeurige aangesloten printer en identificeert jezelf met een pasje, pincode, telefoon of gebruikersnaam en wachtwoord. Authenticeren betekent simpelweg: bewijzen dat jij het echt bent.
- Het document rolt eruit. Pas na die identificatie print de machine. Omdat je aan elke printer kunt inloggen en je opdracht daar oppakt, noemen we dit follow-me printing of print roaming.
Naast printen regelt SafeQ Cloud ook scannen. Met scanworkflows druk je op één knop op de MFP en gaat je gescande document automatisch naar de juiste plek: OneDrive, Google Drive, SharePoint, e-mail of een beveiligd HTTPS-eindpunt. Dankzij ingebouwde OCR (Optical Character Recognition, tekstherkenning) wordt een papieren document omgezet in doorzoekbare digitale tekst. Zo verbind je de papieren wereld met je digitale systemen, zonder handmatig sorteren.
Waarom is YSoft SafeQ Cloud interessant?
De grootste winst zit in het wegvallen van de printserver en alle beheerlast die daarbij hoort. Concreet levert dat het volgende op.
- Geen printserver meer. Geen hardware om te onderhouden, geen dure vervanging elke paar jaar en geen VPN-verbindingen voor thuiswerkers.
- Veiliger printen. Documenten blijven versleuteld in de cloud en komen pas uit de printer als jij erbij staat. Dat voorkomt dat gevoelige stukken op de printer blijven liggen.
- Merk-onafhankelijk. SafeQ Cloud werkt met printers en MFP’s van vrijwel elk merk, dus je hoeft je bestaande park niet te vervangen.
- Minder papierverspilling. Onopgehaalde opdrachten worden nooit geprint. Y Soft meldt dat gemiddeld 13% van de opdrachten nooit wordt opgehaald, wat direct papier en toner scheelt.
- Grip en inzicht. Rolgebaseerde toegang, gastentoegang en volledige auditlogs geven je overzicht over wie wat print en scant.
SafeQ Cloud vergeleken met een klassieke printserver
Om te bepalen of SafeQ Cloud bij jouw organisatie past, helpt het om de cloudaanpak naast de traditionele situatie te leggen.
| Aspect | Klassieke printserver | YSoft SafeQ Cloud |
|---|---|---|
| Infrastructuur | Fysieke of virtuele server op locatie | Volledig in de cloud, serverloos |
| Thuiswerken | Vaak VPN nodig | Direct printen, geen VPN |
| Beheer | Handmatig updaten en onderhouden | Centraal via webportaal |
| Beveiligd printen | Extra software nodig | Standaard ingebouwd |
| Meerdere locaties | Server per locatie | Eén platform voor alles |
| Scannen | Losse oplossing | Geïntegreerde scanworkflows |
Waar let je op en welke fouten kun je voorkomen?
Een overstap naar cloudprinten is goed te doen, maar er zijn een paar aandachtspunten die je vooraf wilt afvinken.
- Controleer de compatibiliteit van je printers. De meeste moderne MFP’s worden ondersteund, maar heel oude modellen soms niet. Laat dit vooraf checken.
- Denk na over authenticatiemethodes. Wil je pasjes, pincodes of koppeling met je bestaande inlog via single sign-on? Bepaal dit vroeg, want het raakt de gebruikerservaring.
- Betrek beveiliging en compliance op tijd. Print- en scandata vallen onder de AVG en soms onder NEN 7510. Leg vast waar data staat en wie erbij kan.
- Onderschat de communicatie niet. Medewerkers moeten wennen aan het ophalen bij de printer. Een korte instructie voorkomt veel vragen aan de helpdesk.
YSoft SafeQ Cloud in de praktijk
Onderwijs. Een hogeschool met duizenden studenten en tientallen printers op verschillende gebouwen liep vast op printservers die steeds onderhoud vroegen. Met SafeQ Cloud logt een student nu met de studentenkaart in op elke printer en pakt daar zijn opdracht op. De IT-afdeling beheert alles centraal via één portaal en hoeft geen server per locatie meer te draaien.
Zorg. Een zorginstelling verwerkt dagelijks gevoelige patiëntgegevens. Doordat documenten pas uit de printer komen na identificatie met een pasje, blijven privacygevoelige stukken nooit onbeheerd liggen. De scanworkflows sturen ingescande formulieren direct en versleuteld naar het juiste dossier, wat helpt bij AVG- en NEN 7510-eisen.
MKB en overheid. Een gemeentelijke dienst met meerdere kantoren wilde af van losse printservers en VPN-gedoe voor thuiswerkers. Na de overstap printen medewerkers vanaf kantoor én thuis rechtstreeks via de cloud, en beheert de IT-partner het geheel op afstand.
SafeQ Cloud en cloudprinten via Cloudprinten.nl
YSoft SafeQ Cloud is één van de platformen waarmee je serverloos printen in de praktijk brengt. Wil je weten hoe het zich verhoudt tot andere oplossingen? Bekijk dan onze pagina over YSoft SafeQ Cloud en vergelijk met alternatieven zoals Printix en PaperCut. De onderliggende technieken leggen we verder uit in onze kennisbank over follow-me printing en secure print release. Overweeg je de stap vanaf een oude server? Lees dan het stappenplan om je printserver te vervangen door de cloud.
Verwante termen
Veelgestelde vragen over YSoft SafeQ Cloud
Heb ik nog een printserver nodig met YSoft SafeQ Cloud?
Nee. SafeQ Cloud is serverloos en draait volledig in de cloud. Je hebt geen lokale printserver meer nodig, wat onderhoud, updates en vervangingskosten scheelt.
Werkt SafeQ Cloud met mijn huidige printers?
In de meeste gevallen wel. SafeQ Cloud is merk-onafhankelijk en werkt met printers en multifunctionals van vrijwel elk merk, waaronder Konica Minolta bizhub. Laat je bestaande park vooraf even checken op compatibiliteit.
Is printen via SafeQ Cloud veilig genoeg voor gevoelige gegevens?
Ja. Documenten worden versleuteld verstuurd en opgeslagen, en komen pas uit de printer na authenticatie. In combinatie met auditlogs en rolgebaseerde toegang past dit goed bij AVG- en NEN 7510-eisen.
Kan ik ook scannen met SafeQ Cloud?
Zeker. SafeQ Cloud biedt scanworkflows waarmee je met één druk op de knop scant naar OneDrive, Google Drive, SharePoint, e-mail of een HTTPS-bestemming, inclusief tekstherkenning (OCR) voor doorzoekbare documenten.
Kan een IT-partner SafeQ Cloud voor mij beheren?
Ja. Het centrale webportaal maakt beheer op afstand eenvoudig, waardoor MSP’s en IT-partners het platform voor meerdere klanten of locaties tegelijk kunnen beheren. Bekijk hiervoor onze pagina voor de IT-partner.