MyQ

MyQ is een cloud- en serverloos print-managementplatform dat het printen, scannen en kopiëren in een organisatie centraal beheert, beveiligt en meetbaar maakt — zonder dat je nog een printserver nodig hebt. Je koppelt je printers en multifunctionals aan een centrale (cloud)omgeving, gebruikers loggen in bij het apparaat en halen daar hun documenten op. Je ziet MyQ ook wel omschreven als “MyQ print management”, “MyQ Roger” (de cloud-native variant) of simpelweg “een MyQ-oplossing”. Kort gezegd: het is de software die bepaalt wie wat mag printen, waar dat document uitkomt en wat het kost.

Deze term is relevant als je IT-beheerder, systeembeheerder of IT-beslisser bent en op zoek bent naar een manier om je printomgeving veiliger, goedkoper en makkelijker te maken. Denk aan scholen, zorginstellingen, gemeenten en mkb-bedrijven die af willen van hun oude printserver en toe willen naar de cloud — zonder gedoe.

Hoe werkt MyQ?

MyQ zit als een laag tussen jouw gebruikers en jouw printers. In plaats van dat een printopdracht direct naar een specifieke printer gaat, gaat die eerst naar MyQ. Daar wordt het document veilig vastgehouden totdat de juiste persoon zich bij een apparaat identificeert. Dit heet pull printing (ook wel follow-me printen): je stuurt één keer, en pikt je print op bij welk gekoppeld apparaat je maar wilt. We leggen elke stap even uit.

1. Printen vanaf je werkplek. Je klikt op “printen” in Word, je browser of een andere app. De printopdracht gaat niet meteen naar papier, maar naar je persoonlijke, beveiligde wachtrij in MyQ.
2. Identificeren bij het apparaat. Je loopt naar een multifunctional (MFP) en meldt je aan. Dat kan met een pasje, een pincode, je Microsoft- of Google-account, of een QR-code via de MyQ-app op je telefoon. Zo weet het systeem zeker dat jij het bent.
3. Vrijgeven en ophalen. Op het scherm van de printer zie je jouw wachtende documenten. Je kiest wat je wilt printen — dit heet secure print release — en pas dan rolt het papier eruit. Vergeten opdrachten blijven dus niet op de printer liggen.
4. Registreren en rapporteren. MyQ houdt bij wie, wanneer, hoeveel en in kleur of zwart-wit heeft geprint. Die gegevens gebruik je voor kostenoverzichten, budgetten per afdeling of doorbelasting.

Het woord “serverloos” is hierbij belangrijk. Bij een klassieke printomgeving staat er een fysieke of virtuele printserver in je netwerk die alle opdrachten regelt. Bij een cloud-native MyQ-opzet (MyQ Roger) verhuist die rol naar de cloud, waardoor je die server niet meer hoeft te onderhouden, patchen of vervangen. Meer over dat principe lees je in wat is serverloos printen.

Waarom is MyQ belangrijk?

Een goed ingerichte print-managementoplossing lost problemen op waar veel organisaties dagelijks tegenaan lopen. De belangrijkste voordelen van MyQ op een rij:

• Meer beveiliging. Documenten komen pas uit de printer als jij erbij staat. Gevoelige informatie blijft dus niet in de printerbak liggen — belangrijk voor privacy en de AVG.
• Lagere kosten. Doordat je precies ziet wie wat print, verdwijnen onnodige prints. Vergeten opdrachten worden nooit geprint en dat scheelt papier en toner.
• Minder IT-werk. Geen printserver meer betekent minder onderhoud, minder updates en minder storingen om op te lossen.
• Meer gemak voor gebruikers. Eén keer sturen, ophalen waar je wilt. Ook mobiel printen vanaf je telefoon of laptop hoort erbij.
• Inzicht en controle. Je stelt regels in per gebruiker of afdeling: wie mag in kleur printen, wie heeft een maandbudget, welke apparaten mag iemand gebruiken.

MyQ vergeleken met andere cloudprint-oplossingen

MyQ is één van de spelers in cloud print-management. Het is handig om te weten waar het zich onderscheidt ten opzichte van alternatieven die wij ook aanbieden. Hieronder een vereenvoudigd overzicht — de precieze invulling hangt altijd af van jouw situatie.

Belangrijk om te weten: er is geen “beste” oplossing die voor iedereen werkt. Wat past, hangt af van je huidige IT-landschap, je apparaten en je doelen. Een compleet beeld van alle mogelijkheden vind je op onze pagina met cloudprint-oplossingen.

Waar let je op? Veelgemaakte fouten

Bij het kiezen en invoeren van een MyQ-oplossing (of elke andere) gaan organisaties soms de mist in. Let op deze valkuilen:

• Alleen op de aanschafprijs letten. Kijk naar de totale kosten over meerdere jaren, dus ook onderhoud, licenties en beheer. Dit heet TCO (Total Cost of Ownership).
• Compatibiliteit vergeten. Niet elke functie werkt op elk merk printer. Check of jouw apparaten (bijvoorbeeld Konica Minolta bizhub) goed samenwerken met de gekozen software.
• Beveiliging onderschatten. Zonder secure print release liggen documenten alsnog open en bloot. Zorg dat je die functie ook echt aanzet.
• Gebruikers overslaan. Een nieuwe manier van printen vraagt om korte uitleg. Neem je mensen mee, dan voorkom je frustratie bij het apparaat.
• Geen migratieplan. Overstappen van printserver naar cloud doe je stap voor stap. Ons stappenplan voor het vervangen van je printserver helpt je op weg.

MyQ in de praktijk

Voorbeeld 1 — onderwijs. Een middelbare school heeft honderden leerlingen en docenten die op verschillende printers willen printen. Met MyQ logt iedereen in met een pasje of account, en haalt zijn print op bij een willekeurig apparaat. De school stelt printbudgetten in per leerling, waardoor onnodig printen daalt en de kosten voorspelbaar worden. De IT-beheerder hoeft geen printserver meer te onderhouden. Meer hierover lees je op onze pagina voor onderwijs.

Voorbeeld 2 — zorg. In een zorginstelling worden patiëntgegevens geprint. Dat mag niet zomaar op de printer blijven liggen. Met secure print release komt een document pas uit het apparaat als de zorgmedewerker zich identificeert. Zo voldoet de organisatie aan strenge eisen rond privacy en informatiebeveiliging, zoals de norm NEN 7510. Ontdek meer op onze pagina voor de sector zorg.

Voorbeeld 3 — mkb en overheid. Een gemeente met meerdere locaties wil af van losse printservers per gebouw. Via een cloud-native MyQ-opzet worden alle apparaten centraal beheerd. Medewerkers printen op elke locatie hetzelfde en de IT-afdeling beheert alles vanuit één omgeving — schaalbaar en veilig.

MyQ en cloudprinten via Cloudprinten.nl

MyQ is een van de cloudprint-oplossingen die wij bij Cloudprinten.nl leveren, samen met Printix, PaperCut, YSoft SafeQ Cloud, MyQ en OptimiDoc Cloud. Als onderdeel van JWS Print & Document Solutions — al 45+ jaar de oudste Konica Minolta-dealer van Nederland — helpen we je van een oude printserver naar een moderne, veilige cloudomgeving, zonder gedoe.

• Ontdek alle opties op cloudprint-oplossingen.
• Lees hoe follow-me printen werkt in de praktijk.
• Verdiep je in beveiligd printen voor organisaties.
• Ben je een MSP of IT-partner? Bekijk onze pagina voor de IT-partner.
• Begrijp de basis in wat is print management.

Verwante termen

• Cloud print management
• Wat is PaperCut MF?
• Wat is YSoft SafeQ Cloud?

Veelgestelde vragen

Heb ik voor MyQ nog een printserver nodig?

Niet per se. MyQ heeft een cloud-native variant (MyQ Roger) waarmee je serverloos kunt printen. De taken van de klassieke printserver verhuizen dan naar de cloud, waardoor je die server niet meer hoeft te onderhouden. Lees meer bij wat is serverloos printen.

Hoe log ik in bij een printer met MyQ?

Dat kan op meerdere manieren: met een pasje, een pincode, je Microsoft- of Google-account, of via een QR-code met de MyQ-app op je telefoon. Deze flexibiliteit maakt het makkelijk om aan te sluiten op je bestaande inlogsysteem, zoals single sign-on (SSO).

Is MyQ veilig genoeg voor gevoelige documenten?

Ja. MyQ houdt je printopdracht veilig vast tot jij je bij het apparaat identificeert, waarna het document pas wordt vrijgegeven. Zo blijven vertrouwelijke stukken niet in de printerbak liggen. Dit ondersteunt naleving van de AVG bij printen.

Wat is het verschil tussen MyQ en Printix?

Beide zijn cloudprint-oplossingen, maar ze leggen andere accenten. MyQ is sterk in uitgebreide scan-workflows en flexibele authenticatie, terwijl Printix bekendstaat om een lichte, snelle uitrol in Microsoft-omgevingen. Wat het beste past, hangt af van je situatie — we denken graag met je mee.

Werkt MyQ met mijn Konica Minolta printers?

MyQ werkt met veel gangbare merken multifunctionals, waaronder Konica Minolta bizhub-apparaten. De exacte functies kunnen per model verschillen. Wil je zeker weten of jouw apparaten geschikt zijn? Neem dan contact met ons op, dan checken we het voor je.