Zoek je een Universal Print alternatief? Dan loop je waarschijnlijk tegen de grenzen aan van Microsoft Universal Print: geen printquota, geen kostenrapportage, geen afdwingen van zwart-wit of dubbelzijdig en volledige afhankelijkheid van je Microsoft 365-licenties. Het korte antwoord: Universal Print is prima om printers via de cloud beschikbaar te maken, maar het is geen volwaardig print-managementplatform. Voor beveiliging, kostenbeheersing en rapportage vul je het aan (of vervang je het) met een cloudprint-oplossing zoals Printix, PaperCut of MyQ. In dit artikel zetten we de beperkingen op een rij en laten we in een vergelijkingstabel zien wat je erbij wint.
Wat Universal Print wél en niet doet
Microsoft Universal Print is een clouddienst die printers publiceert via Microsoft Entra en Microsoft 365, zodat je in theorie geen printservers meer nodig hebt. Handig, want elke server die verdwijnt is er één minder om te patchen en te beheren. Wil je precies weten hoe het werkt? Lees dan eerst wat Microsoft Universal Print is.
Het probleem zit in wat Universal Print niet doet. Het is bewust een basisdienst: printers beschikbaar maken en afdruktaken doorsturen. Alles wat een IT-afdeling nodig heeft om printen te beveiligen, te sturen en te verantwoorden, ontbreekt of is minimaal. Daardoor gaan veel organisaties op zoek naar een aanvulling.
De belangrijkste beperkingen van Universal Print
- Geen volwaardige follow-me / pull printing. Microsoft heeft weliswaar een basale “release-bij-de-printer”-functie toegevoegd, maar echte follow-me printing over meerdere apparaten, met kaart- of pincode-authenticatie, is er niet standaard. Voor betrouwbare pull printing en secure print release heb je aanvullende software nodig.
- Geen printquota of kostenbeheer. Je kunt geen budgetten of limieten per gebruiker, afdeling of kostenplaats instellen. Grip op verbruik? Niet mogelijk zonder extra tooling.
- Geen kleur- of duplex-forcering. Beleid als “standaard zwart-wit” of “altijd dubbelzijdig” kun je niet centraal afdwingen. Juist daar zitten vaak de snelste besparingen.
- Geen uitgebreide rapportage. Wie print wat, waar en tegen welke kosten? Universal Print geeft je daar nauwelijks inzicht in, terwijl dat cruciaal is voor duurzaamheid en budgetten.
- Afhankelijk van Microsoft 365-licenties en quota. Het aantal afdruktaken is gekoppeld aan je licentiepool per tenant. Bovendien werk je in een gemengde omgeving met Google Workspace of Chromebooks al snel tegen de grenzen aan.
- Connectors blijven een aandachtspunt. Voor niet-native printers heb je nog steeds een Universal Print-connector nodig die op een Windows-machine draait, zonder ingebouwde hoge beschikbaarheid.
Vergelijking: Universal Print vs cloud print management
Onderstaande tabel laat zien waar een volwaardige cloudprint-oplossing het verschil maakt. Kort samengevat: Universal Print regelt de basis, cloud print management regelt beveiliging, besparing en controle.
| Functie | Microsoft Universal Print | Cloud print management (Printix, PaperCut, MyQ) |
|---|---|---|
| Serverloos printen | Deels (connector voor niet-native printers) | Ja, volledig serverloos |
| Follow-me / pull printing | Beperkt / basaal | Ja, over alle printers |
| Secure print release (kaart/pincode) | Nee | Ja |
| Printquota en budgetten | Nee | Ja, per gebruiker/afdeling |
| Kleur- en duplexbeleid afdwingen | Nee | Ja, centrale policies |
| Uitgebreide rapportage & kostenallocatie | Minimaal | Ja, gedetailleerd |
| M365 én Google Workspace / Chromebook | Vooral M365 | Ja, platformonafhankelijk |
| Besparing op printkosten | Beperkt stuurbaar | Tot 30% besparing |
Aanvullen of vervangen: wat past bij jou?
Je hoeft niet te kiezen tussen Universal Print en cloud print management, het kan ook samen. Twee routes:
- Aanvullen: je houdt Universal Print voor de connectie met M365 en legt er een laag overheen voor beveiliging, quota en rapportage. Zo krijg je het beste van beide zonder je bestaande setup om te gooien.
- Vervangen: je stapt over op een compleet serverloos platform dat printen, beveiligen en rapporteren in één oplossing doet, ook voor gemengde Windows/Mac/Chromebook-omgevingen.
Wat het beste past hangt af van je omgeving, je compliance-eisen (denk aan AVG bij printen) en je huidige printerpark. Wij zijn merkonafhankelijk en adviseren op basis van wat voor jóu logisch is, niet wat een leverancier wil verkopen. Bekijk onze cloudprint-oplossingen zoals Printix en PaperCut, of het nu om onderwijs of zorg gaat.
Benieuwd wat je concreet bespaart bovenop Universal Print? Reken het door met onze besparingscalculator en krijg binnen een paar minuten een indicatie, zonder gedoe.
Veelgestelde vragen
Kan Universal Print follow-me printing?
Microsoft heeft een basale release-bij-de-printer-functie toegevoegd, maar echte follow-me printing over meerdere apparaten met kaart- of pincode-authenticatie zit er niet standaard in. Daarvoor combineer je Universal Print met een cloudprint-oplossing zoals Printix of PaperCut.
Heb ik Universal Print nog nodig als ik cloud print management gebruik?
Niet per se. Een volwaardig platform als Printix, PaperCut of MyQ is volledig serverloos en werkt zelfstandig. Je kunt Universal Print behouden voor de M365-integratie, maar veel organisaties kiezen voor één oplossing die alles regelt.
Waarom kan ik met Universal Print geen printkosten besparen?
Besparen doe je door beleid af te dwingen (zwart-wit, dubbelzijdig), quota in te stellen en verbruik te meten. Precies die functies mist Universal Print. Met cloud print management is tot 30% besparing haalbaar.
Werkt een Universal Print alternatief ook met Google Workspace en Chromebooks?
Ja. Waar Universal Print sterk op Microsoft 365 leunt, zijn oplossingen als Printix en PaperCut platformonafhankelijk en werken ze net zo goed met Google Workspace, Chromebooks, Mac en mobiele apparaten.