Microsoft Universal Print
Microsoft Universal Print is de cloudgebaseerde printoplossing van Microsoft, ingebouwd in Microsoft 365, waarmee je printers beheert en print via de cloud zonder eigen printserver en zonder handmatig printerdrivers op elke computer te installeren. Je hoort deze dienst ook wel “Universal Print”, “cloudprinten via Microsoft 365” of kortweg “UP” genoemd worden. In plaats van een fysieke server in je serverkast neemt Microsoft Azure het printbeheer over: printers registreer je één keer centraal in de cloud, en je medewerkers vinden ze terug via Entra ID (het vroegere Azure Active Directory). Het idee is simpel: printen zoals je e-mail of OneDrive gebruikt, gewoon vanuit de cloud, zonder gedoe.
In dit artikel leggen we rustig uit hoe Universal Print werkt, welke voordelen (en beperkingen) het heeft, wat je nodig hebt om te starten, en hoe het zich verhoudt tot volwaardige print-managementplatformen. Elk technisch begrip lichten we onderweg toe, zodat je zonder voorkennis kunt meelezen.
Hoe werkt Microsoft Universal Print?
Universal Print is een SaaS-dienst: Software as a Service, oftewel software die volledig in de cloud draait en die je afneemt als abonnement. Microsoft host alle printinfrastructuur in Azure. Jij hoeft dus geen eigen printserver meer te beheren, te patchen of te vervangen. Dit heet serverloos printen: de logica die vroeger op een lokale server stond, verhuist naar de cloud.
De printers worden op twee manieren gekoppeld. Sommige printers zijn “Universal Print ready”: die praten rechtstreeks met Azure via de Mopria-standaard, een fabrikant-onafhankelijke printtaal. Heb je bestaande printers die dat nog niet ondersteunen? Dan installeer je de Universal Print Connector, een klein stukje software op een Windows-machine dat als vertaler tussen je bestaande printers en de cloud fungeert. Zo hoef je niet direct al je apparaten te vervangen.
Aan de gebruikerskant werkt het als volgt. Een medewerker met een Windows-apparaat dat is aangesloten op Entra ID zoekt in de printerlijst naar een gedeelde printer, kiest die, en print. Er zijn geen losse drivers meer nodig: Windows gebruikt één universele printerdriver, en de printopdracht reist versleuteld via de cloud naar de gekozen printer. Toegang regel je centraal met Entra-groepen, dus wie welke printer mag gebruiken bepaal je in één beheerscherm. Dankzij single sign-on (SSO) logt de gebruiker automatisch in met zijn Microsoft 365-account.
Waarom is Universal Print belangrijk?
Universal Print is populair omdat het aansluit op de beweging naar een volledig cloud-beheerde werkplek. De belangrijkste voordelen:
- Geen printserver meer. Je bespaart op hardware, onderhoud en de kwetsbaarheid van een centrale server die kan uitvallen.
- Geen drivergedoe. Eén universele driver in plaats van tientallen versies die je per printer en per Windows-update moet bijwerken.
- Centraal beheer. Printers, gebruikers en rechten regel je vanuit de Microsoft 365-omgeving die je al kent.
- Ingebouwd in Microsoft 365. Bij E3, E5 en Business Premium zit Universal Print inbegrepen, dus vaak geen extra licentie nodig.
- Schaalbaar en overal. Nieuwe locatie of thuiswerker? Je voegt printers en gebruikers toe zonder VPN of extra infrastructuur.
- Veilige verbinding. Printopdrachten reizen versleuteld via de cloud, en toegang loopt via je bestaande Entra-identiteiten.
Belangrijk om te weten: Universal Print is een sterke basis, maar het is geen volledig print-managementplatform. Functies als secure print release (waarbij je je pas of pincode bij de printer gebruikt voordat je document uitkomt) en follow-me printing zitten er niet standaard in. Ook uitgebreide rapportage, kostenplaatsen en quota ontbreken. Daarvoor koppel je een partneroplossing.
Universal Print vs. een volledig print-managementplatform
| Functie | Universal Print (kaal) | Met print-managementplatform |
|---|---|---|
| Serverloos printen via cloud | Ja | Ja |
| Universele driver | Ja | Ja |
| Secure print release / pull printing | Nee | Ja (badge, pin of app) |
| Follow-me printen over meerdere apparaten | Nee | Ja |
| Uitgebreide rapportage en kostenplaatsen | Beperkt | Ja |
| Quota en regels per gebruiker/afdeling | Nee | Ja |
| Ondersteuning bestaande niet-ready printers | Via connector | Breed, ook multi-brand |
Kort gezegd: Universal Print regelt het transport naar de printer uitstekend, maar de beveiliging, sturing en inzicht haal je uit een platform als PaperCut, Printix of MyQ. Zie ook onze diepere uitleg over het Universal Print-alternatief.
Wat heb je nodig om te starten? (stappenplan)
- Licentie regelen. Zorg dat je Microsoft 365 E3, E5 of Business Premium hebt, of een losse Universal Print-licentie. Let op de printjobs: standaardlicenties voegen 5 jobs per gebruiker per maand toe aan je gedeelde pool, E3/E5/Business Premium 100.
- Gebruikers toewijzen. Koppel de licentie aan de medewerkers die moeten printen.
- Printers koppelen. Registreer Universal Print-ready printers direct, of installeer de Universal Print Connector voor bestaande apparaten.
- Delen en rechten instellen. Deel printers via Entra-groepen zodat de juiste mensen de juiste printer zien.
- Clients klaarzetten. Windows-apparaten (versie 1903 of nieuwer) die Entra joined of hybrid joined zijn, kunnen de gedeelde printers vinden en printen.
In de praktijk
Onderwijs. Een middelbare school met honderden Windows-laptops wil af van de oude printserver die telkens vastloopt na updates. Met Universal Print als fundament verdwijnt die server. Maar docenten en leerlingen mogen elkaars documenten niet uit de lade kunnen pakken. Daarom koppelt de IT-partner er secure print release aan: pas na inloggen met een pas komt het document eruit. De school combineert zo het gemak van cloudprinten in het onderwijs met privacy.
Zorg. Een zorginstelling verwerkt patiëntgegevens en moet voldoen aan NEN 7510 en de AVG. Universal Print regelt het serverloze printen netjes, maar biedt geen bewijs wie wat wanneer printte. Door een print-managementlaag toe te voegen krijgt de instelling volledige logging, veilige release aan de printer en rapportage. Zo blijft printen in de zorg aantoonbaar veilig.
Universal Print en Cloudprinten.nl
Bij Cloudprinten.nl zien we Universal Print als een prima startpunt, maar zelden als het complete verhaal. Wil je secure release, follow-me, quota en rapportage, dan bouwen we daarop verder met een bewezen platform. Onze cloudprint-oplossingen combineren het gemak van de cloud met de controle die organisaties nodig hebben. Zo koppelen we bijvoorbeeld Printix of PaperCut aan je Microsoft 365-omgeving, of kies je voor MyQ. Twijfel je of je überhaupt nog een server nodig hebt? Lees dan ons stappenplan om je printserver te vervangen door de cloud.
Verwante termen
Veelgestelde vragen
Is Universal Print gratis bij Microsoft 365?
Bij Microsoft 365 E3, E5 en Business Premium is Universal Print inbegrepen; je betaalt er geen aparte licentie voor. Wel telt Microsoft je verbruik in printjobs. Elke gebruiker met zo’n licentie voegt 100 jobs per maand toe aan een gedeelde pool. Print je organisatie veel, dan koop je extra jobs bij.
Heb ik nog een printserver nodig met Universal Print?
Nee, dat is juist het punt. Universal Print draait volledig in Azure, dus de klassieke printserver kan weg. Alleen als je bestaande, niet-ready printers wilt aansluiten, draai je de lichte Universal Print Connector op een Windows-machine als vertaler. Dat is geen volwaardige server. Zie ook wat een printserver kost.
Ondersteunt Universal Print veilig printen met een pas?
Niet standaard. Universal Print zelf kent geen secure print release of pull printing. Wil je dat een document pas uitkomt nadat iemand zich bij de printer identificeert met pas of pincode, dan koppel je een print-managementplatform. Lees meer over beveiligd printen voor organisaties.
Werkt Universal Print ook op Mac of oudere Windows-versies?
Universal Print is primair ontworpen voor Windows 10/11 (versie 1903 of nieuwer) op apparaten die Entra joined of hybrid joined zijn. Voor gemengde omgevingen met macOS, Chromebooks of oudere systemen bieden partnerplatformen vaak bredere ondersteuning, zodat iedereen zonder gedoe kan printen.