Wat is pay-per-print? Uitleg en voordelen

Pay-per-print is een kostenmodel waarbij je alleen betaalt voor de pagina’s die je daadwerkelijk print. Elke afdruk wordt geregistreerd en toegewezen aan een gebruiker, afdeling of kostenplaats, zodat je precies ziet wie wat print en wat dat kost. In plaats van vage vaste bedragen krijg je zo grip op je printkosten: je rekent af per afdruk, niet per gok. Voor IT-beslissers en systeembeheerders betekent dit voorspelbare kosten en een einde aan onnodig printen.

Hoe werkt pay-per-print?

De basis is simpel: je print-management software houdt van elke printopdracht bij hoeveel pagina’s het zijn, of het zwart-wit of kleur is, dubbelzijdig of enkelzijdig, en wie de opdracht stuurde. Aan die gegevens hang je een prijs. Zo bouw je automatisch een overzicht op van het echte printverbruik, zonder dat iemand handmatig hoeft te turven.

Vaak combineer je pay-per-print met een quotum (een maandelijks budget per gebruiker of afdeling) of met een chargeback-model, waarbij je de kosten intern doorbelast naar de juiste afdeling of klant. Handig voor scholen die per team willen sturen, of voor kantoren die printkosten aan projecten koppelen. Cloudoplossingen zoals PaperCut en MyQ regelen die registratie en doorbelasting volledig serverloos, zonder aparte printservers.

Wat levert het op?

• Voorspelbare kosten: je betaalt naar gebruik, dus geen verrassingen aan het eind van de maand.
• Bewuster printgedrag: zichtbare kosten en quota zorgen er vanzelf voor dat mensen minder onnodig printen.
• Eerlijke doorbelasting: elke afdeling of klant betaalt exact zijn eigen aandeel.
• Minder verspilling: besparingen tot 30% op je totale printkosten zijn geen uitzondering.
• Duurzamer: minder papier en toner, dus ook een kleinere ecologische voetafdruk.

Pay-per-print en cloudprinten

Pay-per-print komt pas echt tot zijn recht in combinatie met een cloud print-management oplossing. Omdat de registratie in de cloud draait, heb je geen printservers meer nodig en beheer je alles vanuit één dashboard, waar je gebruikers ook werken. Print accounting, quota en beveiligd printen (pull-printing) werken zo naadloos samen, met integratie op Microsoft 365 en Google Workspace.

Wil je weten welk kostenmodel en welke software het beste bij jouw organisatie passen? Bekijk onze cloudprint-oplossingen of vraag vrijblijvend onafhankelijk advies aan. Wij kijken merkonafhankelijk mee, zodat je kiest wat écht bij je past.