MPS-contract (print-as-a-service)

Een MPS-contract (Managed Print Services, ook wel print-as-a-service) is een afspraak waarbij je je hele printomgeving uitbesteedt aan één leverancier en betaalt per afdruk in plaats van per apparaat. Die partner levert de printers, houdt ze draaiende, vult toner aan, verzorgt onderhoud en rapporteert over je gebruik. Jij krijgt printen als een dienst: voorspelbare kosten, minder gedoe en geen verrassingen achteraf.

Hoe werkt het?

Het begint met een nulmeting: de leverancier brengt in kaart hoeveel je print, met welke apparaten en tegen welke kosten. Op basis daarvan krijg je een voorstel met het juiste aantal en type printers. Daarna betaal je een afgesproken tarief per pagina, de zogenoemde cost per click (CPC). Meestal geldt één tarief voor zwart-wit en een hoger tarief voor kleur. In dat bedrag zitten doorgaans toner, onderdelen, onderhoud en service verwerkt. Alleen papier koop je zelf. Slimme meet- en beheersoftware houdt automatisch bij hoeveel je print, zodat de facturatie klopt en toner op tijd wordt bijbesteld.

Wat levert een MPS-contract op?

• Voorspelbare kosten: je weet vooraf wat elke afdruk kost, zonder losse rekeningen voor toner of reparaties.
• Minder werk voor IT: onderhoud, storingen en supplies liggen bij de leverancier, niet bij jouw beheerders.
• Altijd inzicht: rapportages laten zien wie wat print, zodat je kunt sturen op verbruik.
• Minder verspilling: door bewuster printen dalen je papier- en tonerkosten en je CO2-uitstoot.
• Schaalbaar: apparaten erbij of eraf kan meestal binnen hetzelfde contract.

In de praktijk

Neem een accountantskantoor met 40 medewerkers en zeven losse printers van verschillende merken. IT was wekelijks kwijt aan vastgelopen apparaten, toner bijbestellen en het uitzoeken van reparaties. Na overstap naar een MPS-contract werden de zeven apparaten vervangen door vier gedeelde multifunctionals. De medewerkers printen nu tegen een vast tarief per pagina, toner arriveert automatisch voordat een cartridge leeg is en storingen worden op afstand opgelost. Resultaat: de printkosten werden inzichtelijk en voorspelbaar, en IT was er geen tijd meer aan kwijt. Precies dat is de belofte van print-as-a-service: printen dat gewoon werkt, zonder gedoe.

MPS en cloudprinten: een logische combinatie

Een modern MPS-contract draait steeds vaker op cloudgebaseerde print-managementsoftware. Daarmee vervalt de lokale printserver en beheer je alles centraal via je browser. Dat maakt het beheer eenvoudiger en de rapportages nauwkeuriger. Wil je verder verdiepen? Lees dan wat managed print services precies inhouden, hoe het pay-per-print-model werkt, en wat een printserver eigenlijk kost. Benieuwd naar de software erachter? Bekijk onze cloudprint-oplossingen.

Veelgestelde vragen

Zit toner in een MPS-contract?

Meestal wel. Bij de meeste contracten zijn toner, onderdelen, onderhoud en service in het tarief per pagina inbegrepen. Papier koop je zelf. Let op: de exacte dekking verschilt per leverancier, dus check altijd wat er precies onder het contract valt.

Voor welke organisaties is een MPS-contract geschikt?

Zowel voor kleine kantoren als grote organisaties. Zodra je meerdere printers hebt en het beheer tijd of geld kost, wordt print-as-a-service interessant. Je schaalt het contract eenvoudig mee met het aantal apparaten en je printvolume.