Een printbeleid opstellen doe je in vijf stappen: breng eerst je huidige printgedrag en -kosten in kaart, stel daarna heldere standaarden in (dubbelzijdig en zwart-wit als default, quota per groep, secure print release), leg vast wie welke rechten heeft, activeer monitoring en communiceer het beleid naar je collega’s. Doe je dit goed, dan bespaar je al snel 10 tot 30% op je printkosten, sluit je het grootste beveiligingslek rond printen en verminder je papierverspilling flink. Hieronder vind je het complete stappenplan én een kant-en-klare checklist.
Waarom een printbeleid loont
Printen lijkt een klein kostenpostje, maar bij een gemiddelde organisatie gaat er zomaar een aanzienlijk deel van het IT-budget in op. Zonder afspraken print iedereen zoals het uitkomt: in kleur, enkelzijdig, en documenten blijven soms uren in de printerlade liggen. Een printbeleid maakt daar afspraken over — en dat betaalt zich op drie fronten terug.
- Kosten: standaard dubbelzijdig en zwart-wit printen plus quota per groep drukt je volume merkbaar. Organisaties die printen actief beheren, verlagen hun uitgaven doorgaans met 20 tot 25%.
- Beveiliging: met secure print release blijven vertrouwelijke documenten niet onbeheerd achter. Je voldoet makkelijker aan AVG en NEN 7510, en je krijgt de audit-logging die je bij een controle nodig hebt.
- Duurzaamheid: minder papier, minder toner en minder energie. Goed voor je CO2-doelen én voor je imago.
Wil je eerst weten wat de term precies inhoudt? Lees dan wat een printbeleid is voordat je begint.
Welke onderdelen horen in een printbeleid?
Een goed printbeleid is geen dik document, maar een set duidelijke, handhaafbare regels. Deze onderdelen mogen niet ontbreken:
| Onderdeel | Wat leg je vast? | Wat levert het op? |
|---|---|---|
| Standaardinstellingen | Dubbelzijdig en zwart-wit als default; kleur alleen op aanvraag | Direct 20-40% minder papier- en tonerkosten |
| Quota | Maandelijkse limiet per gebruiker of afdeling | Bewuster printgedrag, minder verspilling |
| Secure release | Job vrijgeven met pas, pincode of app aan de printer | Geen documenten meer op de lade, AVG-proof |
| Rechten per groep | Wie mag kleur, wie mag scannen, wie mag welk apparaat | Grip en lagere kosten per afdeling |
| Monitoring | Dashboards met volume, kosten en trends per groep | Besparing aantoonbaar richting finance |
Vooral secure print release is de moeite waard: documenten blijven versleuteld in de wachtrij tot iemand zich bij het apparaat identificeert. Zo verdwijnt het meest voorkomende beveiligingslek rond printen in één klap. Meer weten? In ons artikel over beveiligd printen in organisaties lees je hoe je dit praktisch inricht.
Het stappenplan: printbeleid opstellen in 5 stappen
Stap 1: Breng de huidige situatie in kaart
Verzamel je facturen voor toner, papier, onderhoud en energie over de afgelopen twaalf maanden. Veel moderne printers en print-managementsoftware hebben ingebouwde rapportage waarmee je precies ziet wie, wat en hoeveel print. Reken je totale kosten door als TCO (total cost of ownership) — dan zie je pas echt waar de verspilling zit.
Stap 2: Betrek je collega’s
Een beleid dat van bovenaf wordt opgelegd, sneuvelt snel. Doe een korte enquête: wat printen mensen, waarom, en waar lopen ze tegenaan? Zo voorkom je regels die het werk in de weg zitten en creëer je draagvlak.
Stap 3: Bepaal je regels en standaarden
Leg de onderdelen uit de tabel hierboven vast in concrete afspraken. Zet dubbelzijdig zwart-wit als standaard, koppel quota aan groepen en beslis wie kleur mag printen. Houd het simpel en begrijpelijk — een A4’tje is vaak genoeg.
Stap 4: Richt de techniek in
Regels zonder handhaving zijn wensen. Met moderne, serverloze cloud print-managementsoftware dwing je standaarden automatisch af, stel je quota en rechten per groep in, activeer je secure release en koppel je alles aan je M365- of Google Workspace-omgeving. Zonder printservers, zonder gedoe.
Stap 5: Communiceer, monitor en evalueer
Vertel iedereen wat er verandert en waarom. Maak kosten en verbruik zichtbaar via dashboards, wijs een verantwoordelijke aan en evalueer het beleid elk half jaar. Zo blijft je besparing structureel in plaats van eenmalig.
Checklist: printbeleid opstellen
- Huidige printkosten en -volume in kaart gebracht (12 maanden)
- Collega’s bevraagd en draagvlak gecreeerd
- Dubbelzijdig en zwart-wit als standaardinstelling
- Quota per gebruiker of afdeling vastgesteld
- Secure print release geactiveerd
- Rechten per groep bepaald (kleur, scannen, apparaten)
- Monitoring en dashboards ingericht
- Beleid gecommuniceerd naar alle medewerkers
- Verantwoordelijke aangewezen en evaluatiemoment ingepland
Benieuwd hoeveel je concreet kunt besparen? Reken het snel uit met onze besparingscalculator.
Veelgestelde vragen
Hoeveel kan ik besparen met een printbeleid?
Organisaties die printen actief beheren, verlagen hun kosten doorgaans met 10 tot 30%. Goed opgezette programma’s landen meestal rond de 20 tot 25%. De grootste winst zit in standaard dubbelzijdig zwart-wit printen en het terugdringen van onnodige kleurprints.
Heb ik dure software nodig voor een printbeleid?
Nee. Je kunt standaardinstellingen en simpele afspraken al zonder investering doorvoeren. Wil je quota, secure release en monitoring echt afdwingen en meten, dan is serverloze cloud print-managementsoftware de makkelijkste route — die verdient zich bij de meeste organisaties binnen een jaar terug.
Hoe zorg ik dat collega’s zich aan het printbeleid houden?
Combineer techniek met communicatie. Dwing standaarden automatisch af via software, maar leg ook uit waarom het beleid er is. Maak verbruik zichtbaar met dashboards — als mensen hun eigen printgedrag zien, gaan ze vanzelf bewuster om met printen.
Hoe vaak moet ik mijn printbeleid herzien?
Evalueer je printbeleid minimaal één keer per jaar, of vaker bij grote veranderingen zoals een verhuizing, groei of nieuwe wet- en regelgeving. Zo blijft het beleid aansluiten bij hoe je organisatie echt werkt.