Proactief printerbeheer (remote monitoring)

Proactief printerbeheer (remote monitoring) is het op afstand en continu bewaken van al je printers vanuit één centraal dashboard, zodat problemen zoals een lege tonercartridge, een papierstoring of een offline printer worden gesignaleerd voordat ze een storing worden. In plaats van te wachten tot een medewerker belt dat er niks meer uit de printer komt, zie je het al aankomen en grijp je in. Zonder gedoe, en meestal zonder dat iemand er iets van merkt.

Hoe werkt het?

Elke netwerkprinter of multifunctional stuurt continu statusinformatie naar een centraal platform, meestal in de cloud. Denk aan tonerniveaus, tellerstanden, foutmeldingen en of het apparaat online is. Dat platform verzamelt die data en zet het om in een overzichtelijk dashboard waar jij als beheerder overal bij kunt: op kantoor, thuis of onderweg.

De kracht zit in de automatische signalering. Zakt een tonerniveau onder een bepaalde grens, dan krijg je een melding, of wordt er automatisch een nieuwe cartridge besteld. Gaat een printer offline of geeft hij een storingscode, dan zie je dat direct in plaats van pas als de klachten binnenkomen. Zo verschuif je van reactief brandjes blussen naar proactief onderhoud.

De voordelen op een rij

• Minder storingen: problemen worden opgelost voordat gebruikers er last van hebben.
• Beheer op afstand: je regelt supplies, foutmeldingen en instellingen vanaf elke locatie.
• Minder verspilling: door tonerniveaus te volgen bestel je op tijd én niet te veel.
• Minder helpdesktickets: je bent de gebruiker vaak vóór met een oplossing.
• Inzicht in de hele vloot: één overzicht van alle printers, ongeacht de locatie of het merk.

In de praktijk

Stel: een basisschool met drie vestigingen en één systeembeheerder die maar op één plek tegelijk kan zijn. Vroeger belde een leerkracht op maandagochtend dat de printer in vestiging B geen toner meer had, en dan reed de beheerder er speciaal heen. Met proactief printerbeheer kreeg de beheerder al vrijdag een melding dat de toner in vestiging B nog op 8% stond. De nieuwe cartridge lag maandag klaar, een collega ter plekke wisselde hem, en niemand stond voor een lege printer. Geen paniek voor de kopieerdeadline, geen onnodige rit. Zo werkt proactief beheer in de dagelijkse praktijk.

Relatie tot cloudprinten

Proactief printerbeheer is een logische bouwsteen van cloud print-management. Zodra je printomgeving via de cloud loopt, komt die statusdata vanzelf samen op één plek en wordt remote monitoring vrijwel moeiteloos. Het hangt nauw samen met fleet management van printers, waarbij je de complete printervloot centraal aanstuurt, en met bredere print management-functies. Verken je stack? Bekijk dan onze cloudprint-oplossingen, of lees hoe je van je oude infrastructuur afstapt in het stappenplan printserver vervangen door de cloud.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen proactief en reactief printerbeheer?

Bij reactief beheer los je een probleem pas op nadat het is ontstaan, meestal na een melding van een gebruiker. Bij proactief beheer signaleer je afwijkingen vroegtijdig via remote monitoring en grijp je in vóórdat er een storing ontstaat.

Heb ik hiervoor speciale apparatuur nodig?

Meestal niet. De meeste moderne netwerkprinters en multifunctionals leveren de benodigde statusdata al aan. Je koppelt ze aan een monitoringplatform en het dashboard doet de rest.

Kan ik meerdere merken en locaties in één dashboard beheren?

Ja. Juist daar zit de meerwaarde: je bewaakt printers van verschillende merken en op verschillende vestigingen vanuit één centraal overzicht, waar je ook bent.