Email-to-print (printen via e-mail)

Email-to-print is een manier om te printen door je document simpelweg als bijlage te mailen naar een uniek e-mailadres van de printer of printomgeving. Er komt geen printerdriver, app of installatie aan te pas: kun je een e-mail versturen, dan kun je printen. Ideaal voor gasten, mobiele medewerkers en apparaten waar je normaal niks op geïnstalleerd krijgt.

Hoe werkt email-to-print?

Elke printer of printwachtrij krijgt een eigen e-mailadres. Je stelt een mailtje op, hangt het document dat je wilt printen als bijlage eraan (bijvoorbeeld een PDF, Word- of afbeeldingsbestand) en stuurt die e-mail naar dat adres. De cloud print-software vangt de mail op, zet de bijlage klaar en print die namens jou. De inhoud van de mail zelf wordt meestal genegeerd of als begeleidend blad meegenomen, afhankelijk van hoe het is ingesteld.

In veel omgevingen belandt je opdracht niet meteen op papier, maar in een beveiligde wachtrij. Je haalt hem dan zelf op bij de printer met je pas of pincode via follow-me printing. Zo blijft er niks onbeheerd in de uitvoerbak liggen. Oplossingen zoals PaperCut, MyQ en OptimiDoc Cloud bieden email-to-print standaard als functie aan.

Wat levert het op?

• Geen driver of app nodig — elk apparaat dat kan mailen, kan printen. Scheelt jou als beheerder een hoop uitrolwerk.
• Gastenprinten zonder gedoe — externen printen zonder toegang tot je netwerk of software.
• Platform-onafhankelijk — werkt vanaf Windows, Mac, iOS, Android of een Chromebook, zonder aparte configuratie.
• Minder helpdeskvragen — geen printerdrivers die stukgaan of moeten worden bijgewerkt.
• Veilig af te halen — in combinatie met secure print release komt gevoelige info niet in verkeerde handen.

Relatie tot cloudprinten

Email-to-print is een van de toegangsmanieren binnen een breder cloudprint-platform. Waar mobiel printen (BYOD) vaak via een app of portal loopt, is e-mail de meest laagdrempelige variant: geen installatie, geen inlog, gewoon versturen. Het past naadloos in een serverloze opzet waarbij je geen lokale printservers meer beheert.

Wil je weten hoe email-to-print in jouw organisatie het beste werkt en welke software erbij past? Bekijk onze cloudprint-oplossingen of neem contact op voor advies.