Email-to-print (printen via e-mail)
Email-to-print (printen via e-mail) is een manier om af te drukken door een document simpelweg als bijlage naar een speciaal e-mailadres van de printer of print-omgeving te sturen, waarna de opdracht automatisch wordt uitgeprint of klaargezet om op te halen. Bij email-to-print heb je dus geen printerdriver, netwerkverbinding of geïnstalleerde software nodig: elk apparaat dat kan e-mailen, kan printen. Deze vorm van printen via e-mail wordt ook wel “print by email” of “e-mailprinten” genoemd en is populair voor gasten, mobiele medewerkers en apparaten waarop je geen printsoftware wilt of kunt installeren.
Hoe werkt het?
Elke printer of print-omgeving krijgt een uniek e-mailadres, bijvoorbeeld printer-3e-verdieping@jouworganisatie.nl. Je stelt je document open op je telefoon, laptop of tablet, maakt een nieuwe e-mail aan en voegt het bestand als bijlage toe. Zodra je op verzenden drukt, ontvangt de printserver of cloudservice de mail, zet de bijlage om naar een printbaar formaat en verwerkt de opdracht.
Bij een moderne cloudoplossing komt de opdracht niet direct uit de printer rollen, maar wordt hij eerst vastgehouden in de wachtrij. Je haalt hem dan veilig op bij het apparaat met een pasje, pincode of app. Zo voorkom je dat gevoelige documenten onbeheerd in de uitvoerlade blijven liggen.
Waarom is email-to-print handig?
- Geen installatie: geen drivers of apps nodig, elk e-mailend apparaat kan printen.
- Ideaal voor gasten en BYOD: bezoekers en eigen apparaten printen zonder toegang tot je netwerk.
- Platformonafhankelijk: werkt vanaf iOS, Android, Windows, macOS en Chromebooks.
- Minder beheerlast: je IT-team hoeft geen printerdrivers uit te rollen of te onderhouden.
- Overal beschikbaar: vanuit een andere vestiging of onderweg een document klaarzetten kan gewoon.
In de praktijk
Stel: je runt de receptie van een advocatenkantoor. Een externe relatie zit in de wachtruimte en moet snel een getekend contract afdrukken, maar mag om beveiligingsredenen niet op het bedrijfsnetwerk. Met email-to-print geef je hem het printadres, hij stuurt het pdf-bestand vanaf zijn eigen telefoon en de opdracht belandt beveiligd in de wachtrij. Jij loont naar de multifunctional, houdt je pasje voor en het contract rolt eruit, precies wanneer jij erbij staat. Geen kabels, geen gastwifi, geen software. Voor de systeembeheerder betekent dit nul extra configuratie en toch een controleerbare, veilige printroute.
Email-to-print en cloudprinten
Email-to-print komt het best tot zijn recht binnen een moderne cloudprint-omgeving. In plaats van een lokale printserver draait de verwerking dan volledig in de cloud, wat aansluit op serverloos printen. Combineer je e-mailprinten met follow-me printing, dan haal je je opdracht op elk gekoppeld apparaat op zodra je jezelf identificeert. Overweeg je je oude printinfrastructuur te vervangen, kijk dan naar ons stappenplan om je printserver te vervangen door de cloud. Onze cloudprint-oplossingen bieden email-to-print als onderdeel van een compleet, veilig platform, met aandacht voor de AVG en printen.
Verwante termen
Veelgestelde vragen
Is email-to-print veilig?
Op zichzelf verstuur je documenten via e-mail, dus versleuteling en toegangscontrole zijn belangrijk. Binnen een professionele cloudprint-omgeving wordt de opdracht in een beveiligde wachtrij geplaatst en pas vrijgegeven na identificatie bij het apparaat, zodat gevoelige documenten niet onbeheerd blijven liggen.
Welke bestandsformaten kan ik e-mailen?
Doorgaans ondersteunt email-to-print veelgebruikte formaten zoals pdf, Word, Excel, PowerPoint en afbeeldingen (jpg, png). De exacte ondersteuning hangt af van de gekozen oplossing, maar pdf werkt vrijwel altijd probleemloos.
Heb ik hiervoor een printerdriver nodig?
Nee, dat is juist het grote voordeel. Email-to-print werkt zonder driver of app: elk apparaat dat een e-mail met bijlage kan versturen, kan printen. Daardoor is het ideaal voor gasten, mobiele werkers en apparaten waarop je geen printsoftware wilt installeren.