Guest printing (gastprinten)
Guest printing (gastprinten) is een functie in print-managementsoftware waarmee bezoekers, tijdelijke medewerkers en externe gasten veilig kunnen printen op jouw printers, zonder dat ze een account, driver of toegang tot het bedrijfsnetwerk nodig hebben. Bij guest printing stuur je een document meestal via e-mail, een webportaal of een QR-code naar de cloud, waarna je het bij een printer ophaalt met een pincode of releasecode. Zo geef je gasten printgemak terwijl je je netwerk, data en printkosten onder controle houdt. Andere namen voor hetzelfde principe zijn gastprinten, visitor printing en (deels overlappend) roaming printing.
Hoe werkt guest printing?
Gastprinten draait om één idee: de gast levert een printopdracht aan zonder ooit op je interne netwerk te komen. De opdracht landt in een cloudomgeving en wordt pas vrijgegeven op het moment dat iemand er fysiek bij de printer om vraagt. In de praktijk gebeurt dat via een van deze routes:
- E-mail-to-print: de gast mailt het document naar een speciaal printadres en krijgt een releasecode terug.
- Webportaal (web print): de gast uploadt een bestand via een browserpagina, zonder installatie.
- QR-code of pincode: bij de printer scant of typt de gast de code en pikt de afdruk op.
- Tijdelijke gastaccounts: de beheerder maakt een account dat na een dag of een dagdeel automatisch verloopt.
Omdat de opdracht pas print als de gast erbij staat, gebruikt guest printing precies dezelfde beveiligde-vrijgave-techniek als secure print release en follow-me printing. Geen onbeheerde stapels papier in de printlade, geen gevoelige documenten die zoekraken.
Waarom guest printing belangrijk is
Voor IT-beheerders is gastprinten meer dan een servicegebaar. Het lost een klassiek beveiligings- en beheerprobleem op:
- Veiligheid: gasten hoeven nooit op je bedrijfsnetwerk of in je Active Directory, dus je opent geen extra deuren.
- Compliance: alle opdrachten worden gelogd en pas vrijgegeven bij de printer, wat helpt bij AVG-verplichtingen.
- Geen gedoe met drivers: gasten installeren niets, wat scheelt supporttickets.
- Kostenbeheersing: je kent quota, kleurbeleid en tijdslimieten toe aan gastopdrachten.
- Professionele indruk: een bezoeker die snel een presentatie kan printen, voelt zich welkom.
Guest printing in de praktijk
Stel: een adviesbureau ontvangt elke week externe consultants en sollicitanten. Vroeger moest IT voor iedere bezoeker snel een tijdelijk account aanmaken of de printer even “open” zetten, met alle risico’s van dien. Sinds de invoering van guest printing werkt het anders. Een bezoeker die zijn pitch wil printen, mailt het PDF-bestand naar het gastprintadres of scant een QR-code bij de balie. Hij krijgt een viercijferige pincode, loopt naar de multifunctional in de lobby, typt de code in en print. De opdracht verdwijnt automatisch als hij niet binnen twee uur wordt opgehaald. De receptie hoeft niets te doen, IT krijgt geen ticket, en er ligt nooit een vergeten document op de printer. Alle gastopdrachten staan netjes in het print-managementoverzicht, inclusief wie wat wanneer printte.
Guest printing met Cloudprinten.nl
Bij Cloudprinten.nl regelen we gastprinten als onderdeel van serverloze, cloud-based print-managementoplossingen zoals Printix, PaperCut en MyQ. Je bezoekers printen veilig via e-mail, web print of QR-code, terwijl jij als beheerder de regie houdt over toegang, quota en logging, zonder een printserver te draaien. Wil je verder lezen, kijk dan naar onze cloudprint-oplossingen, de specifieke aanpak met Printix, of hoe we beveiligd printen voor organisaties inrichten. Werk je in het onderwijs, waar gastprinten voor externe docenten en examinatoren veelgevraagd is? Bekijk dan onze pagina voor de onderwijssector.
Verwante termen
Veelgestelde vragen
Hebben gasten een account of driver nodig om te printen?
Nee. Dat is juist de kern van guest printing: gasten printen via e-mail, een webportaal of een QR-code zonder software te installeren of toegang tot je netwerk te krijgen. Ze ontvangen een tijdelijke pin- of releasecode om de afdruk bij de printer op te halen.
Is gastprinten wel veilig voor mijn organisatie?
Ja, mits je het via print-managementsoftware inricht. Gastopdrachten lopen via de cloud en worden pas vrijgegeven bij de printer met een code, net als bij secure print release. Gasten komen nooit op je interne netwerk, en alle opdrachten worden gelogd voor audit en AVG-compliance.
Wat is het verschil tussen guest printing en follow-me printing?
Follow-me printing is bedoeld voor je eigen medewerkers: zij loggen in bij een willekeurige printer en halen daar hun opdracht op. Guest printing is specifiek voor externen zonder account, die via e-mail of QR-code aanleveren. Beide gebruiken dezelfde beveiligde-vrijgave-techniek, maar guest printing voegt tijdelijke toegang zonder netwerkkoppeling toe.