Wat is guest printing (gastprinten)?

Guest printing (gastprinten) is een manier om bezoekers, gasten of tijdelijke medewerkers veilig te laten printen zonder dat ze een account in jouw systeem of toegang tot je netwerk nodig hebben. Ze uploaden hun document via een webportaal of e-mailen het naar een adres, en halen de afdruk vervolgens op bij de printer met een unieke code. Zo houd jij grip op je omgeving zonder dat je IT-afdeling steeds handmatig accounts hoeft aan te maken.

Hoe werkt gastprinten?

Een gast heeft geen inloggegevens en zit meestal niet op jouw bedrijfsnetwerk. Met guest printing los je dat zo op: de gast krijgt (vaak via een medewerker aan de balie) een link naar een beveiligd webportaal of een e-mailadres. Daar uploadt of mailt hij zijn document. De print wordt niet meteen uitgespuugd, maar veilig vastgehouden tot de gast hem ophaalt met een pincode of QR-code. Geen software installeren, geen netwerkkoppeling, geen gedoe. Dit is in feite secure print release toegepast op mensen buiten je organisatie.

Wat levert het je op?

• Minder werk voor IT: geen tijdelijke accounts of gastwachtwoorden meer aanmaken en opruimen.
• Veiliger: gasten komen niet op je interne netwerk en documenten blijven niet onbeheerd in de lade liggen.
• Blije bezoekers: printen vanaf laptop, tablet of telefoon, zonder drivers of gedoe.
• Grip en inzicht: je ziet wie wat print en kunt zo nodig kosten doorbelasten.

Guest printing en cloudprinten

Guest printing komt het best tot zijn recht in een cloud print-omgeving. Omdat alles via de cloud loopt, is er geen printserver of VPN-verbinding nodig om een gast te laten printen. Dat maakt het ideaal voor recepties, coworkings, scholen en zorginstellingen met veel wisselende bezoekers. Oplossingen zoals PaperCut combineren gastprinten met veilig mobiel printen (BYOD), zodat iedereen, of het nu een vaste medewerker of een gast is, op dezelfde vertrouwde manier print. Benieuwd wat er voor jouw situatie mogelijk is? We denken graag met je mee.