MFA (multifactor-authenticatie)

MFA (multifactor-authenticatie) bij printen betekent dat je je met minimaal twee bewijzen van je identiteit aanmeldt bij een printer of printomgeving voordat je een document mag printen of ophalen. In plaats van alleen een wachtwoord of pincode combineer je bijvoorbeeld iets wat je weet (pincode), iets wat je hebt (je badge of telefoon) en soms iets wat je bent (vingerafdruk). Zo weet je zeker dat gevoelige documenten nooit onbeheerd in de printerlade blijven liggen en dat alleen de juiste persoon ze ophaalt.

Hoe werkt MFA bij printen?

Bij gewoon printen komt je document direct uit de printer, waar iedereen erbij kan. Met MFA werkt het anders: je stuurt je printopdracht naar een beveiligde wachtrij en die blijft vastgehouden totdat jij je bij het apparaat identificeert. Dat identificeren doe je met een combinatie van factoren, bijvoorbeeld je bedrijfsbadge tegen de kaartlezer plus een pincode, of een melding op je telefoon via Microsoft 365 of Google Workspace. Pas als beide factoren kloppen, rolt je document eruit. Dit heet ook wel secure pull printing: het document volgt jou, niet andersom.

Waarom MFA bij printen belangrijk is

Een wachtwoord alleen is makkelijk te raden, te delen of te stelen. Volgens Microsoft blokkeert MFA meer dan 99% van de geautomatiseerde aanvallen op accounts. Vertaald naar de printer betekent dat: geen loonstroken, patiëntgegevens of contracten meer die per ongeluk door een collega worden meegepakt. Vooral in de zorg en het onderwijs, waar je met privacygevoelige documenten en de AVG te maken hebt, is dat geen luxe maar een must.

De voordelen op een rij

• Vertrouwelijke documenten liggen nooit onbeheerd in de lade
• Voldoen aan AVG en interne informatiebeveiliging wordt eenvoudiger
• Minder verspilling: onopgehaalde prints worden automatisch verwijderd
• Gebruiksvriendelijk inloggen met badge, pincode of je telefoon
• Naadloze koppeling met je bestaande M365- of Google Workspace-accounts

MFA en cloud print-management

Het mooie is dat je MFA bij printen tegenwoordig zonder printservers regelt, gewoon vanuit de cloud. Oplossingen zoals cloud print-management koppelen de identiteit uit je M365- of Google Workspace-omgeving direct aan de printer, zodat gebruikers zich met vertrouwde inloggegevens authenticeren. Zo krijg je veilig printen met meerdere factoren, minder beheer en tot 30% lagere printkosten, zonder gedoe met eigen hardware.