Rules-based printing
Rules-based printing is een vorm van print management waarbij software elke printopdracht automatisch controleert aan vooraf ingestelde regels en die opdracht vervolgens aanpast, omleidt, tegenhoudt of doorlaat — zonder dat je collega’s er iets voor hoeven te doen. Deze aanpak wordt ook wel regelgebaseerd printen, print rules, print policies of rules-based print routing genoemd. Kort gezegd: jij bepaalt eenmalig de spelregels (“standaard dubbelzijdig”, “grote opdrachten naar de afdelingsprinter”, “geen kleur voor e-mails”), en het systeem past die regels daarna consequent toe op iedereen. Zo krijg je grip op kosten, duurzaamheid en beveiliging, terwijl printen voor de gebruiker gewoon printen blijft.
Hoe werkt rules-based printing?
Elke keer dat iemand op “Afdrukken” klikt, ontstaat er een printopdracht met een hoop kenmerken: wie print, vanaf welke locatie, hoeveel pagina’s, kleur of zwart-wit, enkel- of dubbelzijdig, en soms zelfs het documenttype. Bij traditioneel printen gaat die opdracht ongefilterd naar de printer. Bij rules-based printing zit er een slimme laag tussen: de print management-software leest de kenmerken uit en vergelijkt ze met jouw regels.
Een regel bestaat altijd uit twee delen: een voorwaarde (“als…”) en een actie (“dan…”). Bijvoorbeeld: als een opdracht meer dan 50 pagina’s telt, dan stuur hem naar de grote afdelingsprinter. Of: als iemand in kleur wil printen, dan toon een pop-up met de vraag of zwart-wit ook volstaat. De voorwaarden kun je baseren op onder andere:
- Gebruiker of groep — de docent mag kleur, de leerling niet.
- Locatie of netwerk — vanaf welk kantoor, IP-range of gateway de opdracht komt.
- Opdrachtkenmerken — aantal pagina’s, kleur/zwart-wit, enkel/dubbelzijdig, kosten.
- Documenttype of bestandsnaam — bijvoorbeeld gevoelige documenten herkennen.
- Tijdstip — buiten kantooruren strengere regels.
De acties variëren van zacht sturen tot hard blokkeren: een opdracht omzetten naar dubbelzijdig, naar een goedkopere printer routeren, een waarschuwing tonen, tegenhouden voor goedkeuring, of volledig weigeren. Omdat dit alles in de software gebeurt, hoeft de gebruiker niets in te stellen. Dat maakt rules-based printing een logisch onderdeel van print management en van serverloos printen, waarbij de regels centraal in de cloud staan.
Waarom is regelgebaseerd printen belangrijk?
Zonder regels print iedereen zoals het hem uitkomt: kleur waar zwart-wit prima was, enkelzijdig waar dubbel kon, een rapport van 200 pagina’s op de dure bureauprinter. Dat kost geld, papier en beheerstijd. Rules-based printing draait dat om en levert concrete voordelen op:
- Lagere kosten — standaard dubbelzijdig en zwart-wit scheelt direct op de printfactuur, en dure opdrachten gaan naar goedkope apparaten.
- Duurzamer — minder papier en toner, en minder onnodige prints.
- Meer beveiliging — gevoelige documenten mogen alleen naar veilige printers, of worden pas vrijgegeven met een pas.
- Consistent beleid — jouw printbeleid geldt automatisch voor iedereen, zonder handhaving.
- Minder beheer — geen handmatige printerkeuzes of losse afspraken meer; het systeem regelt het.
Soorten printregels op een rij
Regels zijn er in verschillende smaken, van kostenbesparend tot beveiligingsgericht. Deze tabel laat zien wat je zoal kunt instellen, wat de voorwaarde is en welk doel je ermee dient.
| Type regel | Voorbeeldvoorwaarde | Actie | Doel |
|---|---|---|---|
| Kostenregel | Kleuropdracht | Standaard omzetten naar zwart-wit | Besparing |
| Duurzaamheidsregel | Enkelzijdig document | Forceren naar dubbelzijdig | Minder papier |
| Routeringsregel | Meer dan 50 pagina’s | Omleiden naar afdelingsprinter | Efficiëntie |
| Gedragsregel | Webpagina of e-mail printen | Pop-up met herinnering | Bewustwording |
| Beveiligingsregel | Gevoelig documenttype | Alleen naar veilige printer | Databescherming |
| Toegangsregel | Leerling of gastgebruiker | Kleur blokkeren | Controle |
Routeringsregels leunen vaak op follow-me printen: je stuurt naar één virtuele wachtrij en de opdracht komt vrij op de printer waar je inlogt. Beveiligingsregels combineer je met secure print release, zodat prints pas uit het apparaat rollen als de eigenaar erbij staat.
In de praktijk: twee voorbeelden
Onderwijs — een middelbare school met 1.200 leerlingen. De IT-coördinator stelt in dat leerlingen standaard dubbelzijdig en zwart-wit printen, met kleur volledig geblokkeerd. Docenten mogen wel kleur, maar krijgen een pop-up die vraagt of het echt nodig is. Grote opdrachten van meer dan 30 pagina’s worden automatisch naar de centrale reprografie geleid in plaats van naar de lerarenkamer. Resultaat: de kleurkosten dalen fors en de dure bureauprinters gaan veel langer mee — zonder dat er iemand hoeft te controleren. Zie ook onze pagina voor onderwijs.
Zorg — een zorginstelling met meerdere locaties. Hier draait alles om vertrouwelijkheid. Een beveiligingsregel zorgt ervoor dat documenten met patiëntgegevens alleen naar afdelingsprinters met veilige vrijgave mogen, nooit naar een open balieprinter. Elke opdracht wordt bovendien vastgehouden tot de medewerker zich bij het apparaat identificeert met een pas. Zo blijven medische gegevens niet onbeheerd in de printbak liggen, wat aansluit op de eisen rond NEN 7510 en de AVG. Meer voor de zorg vind je op onze sectorpagina.
Rules-based printing met Cloudprinten.nl
Bij Cloudprinten.nl regelen we rules-based printing volledig vanuit de cloud, zonder dat je nog een printserver in beheer hoeft te houden. De printregels leven centraal en gelden meteen voor al je locaties. Afhankelijk van je situatie doen we dat met een van onze cloudprint-oplossingen:
- PaperCut — sterk in uitgebreide, merk-onafhankelijke printregels en routering.
- Printix — cloud-native regels voor omgevingen die volledig serverloos willen.
- MyQ — regels gecombineerd met sterke scan- en workflowfuncties.
- Wil je van je oude infrastructuur af? Volg dan ons stappenplan om je printserver te vervangen door de cloud.
Zo houd je zonder gedoe grip op kosten en beveiliging, terwijl je collega’s gewoon blijven printen zoals ze gewend zijn.
Regels als deze stel je in binnen je print management software.
Verwante termen
Veelgestelde vragen
Merken mijn collega’s iets van de printregels?
Meestal niet. De meeste regels, zoals standaard dubbelzijdig of omleiden naar een goedkopere printer, werken volledig op de achtergrond. Alleen bij bewuste sturing, zoals een pop-up die vraagt of kleur echt nodig is, ziet de gebruiker een korte melding. Printen blijft dus gewoon printen.
Is rules-based printing hetzelfde als follow-me printing?
Nee, maar ze vullen elkaar aan. Follow-me printing gaat over waar en wanneer je opdracht vrijkomt: je print naar één wachtrij en haalt hem op bij een willekeurige printer. Rules-based printing gaat over de spelregels die daarvóór bepalen hoe de opdracht eruitziet en waarheen hij mag. Vaak zet je ze samen in.
Heb ik hiervoor nog een printserver nodig?
Nee. Bij moderne, cloud-gebaseerde oplossingen staan de regels centraal in de cloud en heb je geen lokale printserver meer nodig. Dat scheelt beheer en kosten, zoals we uitleggen in ons artikel over wat een printserver kost.
Helpen printregels ook bij beveiliging?
Zeker. Je kunt gevoelige documenten alleen naar veilige printers laten gaan, kleur of externe printers blokkeren voor bepaalde groepen, en opdrachten vasthouden tot iemand zich identificeert. In combinatie met beveiligd printen maak je zo van print een veilig onderdeel van je organisatie.